Rok Rak's OrganizationVisit Website →
← Back to blog

Vsak delovni dan: uredite evidenco dela na daljavo za kadrovike

September 6, 2026
Vsak delovni dan: uredite evidenco dela na daljavo za kadrovike

Da, evidenca dela na daljavo je obvezna. ZEPDSV zahteva, da delodajalec vsak dan zabeleži uro začetka in konca dela, skupno število opravljenih ur, trajanje odmora, morebitne nadure in odsotnosti, ne glede na to, ali zaposleni delo opravlja v pisarni ali od doma. Kadrovikom svetujemo, da to uredijo z internim aktom in izberejo digitalno rešitev, ki vodi revizijsko sled vnosov.

Na kratko:

  • Evidencija dela na daljavo mora biti vsaj vsak dan, vključevati čas začetka, konca, odmore, nadure in odsotnosti, ter biti potrjena s strani nadrejenega.
  • Nepravilna ali manjkajoča evidenca lahko vodi v sporih, kazni ali plačilo neupravičenih nadur, zato je za podjetja priporočljivo digitalno evidentiranje z revizijsko sledjo.
  • Vsaka vnos mora jasno vsebovati osebne podatke, datum, ure, trajanje odmora, nadure, vrsto delovnega časa in razlog odsotnosti, pri čemer je priporočljivo uporabljati barvno označevanje.
  • Za učinkovito vodenje evidence so na voljo tri metode: ročno, preko strukturiranih Excel obrazcev in s sodobnimi digitalnimi aplikacijami, ki omogočajo avtomatsko beleženje in boljšo sledljivost.
  • Pri uvajanju evidence je ključno, da podjetje v internalni akt jasno določi, kaj šteje kot delovni čas, ter vzpostavi rutino potrjevanja in arhiviranja, saj tehnologija ne more nadomestiti odločitev o definiciji dela.

Kazalo

Zakonska podlaga in obveznosti delodajalca pri evidenci dela na daljavo

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti ne razlikuje med delom v pisarni in delom na daljavo. ZEPDSV delodajalcu nalaga, da za vsakega zaposlenega dnevno vodi podatke o začetku in koncu delovnega časa, skupnem številu opravljenih ur, odmoru, nadurah in odsotnostih, ne glede na lokacijo dela. To pomeni, da domača pisarna zaposlenega ne izvzame iz obveznosti evidentiranja, čeprav ga marsikateri delodajalec še vedno tako razume.

Nepravilno vodena evidenca ni le administrativna napaka. V delovnih sporih in pri inšpekcijskih nadzorih evidenca deluje kot dokazno gradivo, zato njena odsotnost ali nepopolnost pogosto pomeni, da spor razsodi v korist zaposlenega. LexPro opozarja, da lahko nejasna ali manjkajoča evidenca delodajalca pripelje do plačila neupravičenih nadur ali kazni.

Kaj to pomeni v praksi za delodajalca, ki uvaja delo na daljavo:

  • evidenca mora nastati vsak delovni dan, ne le ob koncu meseca ali tedna,
  • zaposleni sam ne more biti edini, ki potrjuje svoje ure, saj mora nadrejeni evidenco pregledati in potrditi,
  • odsotnost katerekoli od zahtevanih kategorij (odmor, nadure, ura konca) šteje kot pomanjkljiva evidenca.

Strokovni nasvet: Če ekipa dela hibridno, ločite evidenco po lokaciji dela le informativno, saj zakonske zahteve za vsebino evidence ostajajo enake, ne glede na to, kje je zaposleni fizično opravljal delo.

Elektronsko vodenje evidenc ni zakonsko obvezno za vsa podjetja, a postane obvezno za najmanj dve leti, če je delodajalcu pravnomočno izrečena globa zaradi kršitev pri evidentiranju. Podjetniški portal navaja, da veliko podjetij zato elektronsko evidenco uvede preventivno, še preden pride do inšpekcijskega nadzora.

Kaj mora vsaka evidenca dela na daljavo vsebovati

Evidenca ni le tabela ur. Da je skladna z zakonom, mora vsak dnevni vnos vsebovati naslednje elemente:

  1. Osebne podatke zaposlenega (ime in priimek, morda tudi identifikacijsko številko).
  2. Datum dela za vsak posamezen delovni dan.
  3. Uro začetka in uro konca delovnega časa, zapisano na minuto natančno.
  4. Skupno število opravljenih ur tega dne.
  5. Trajanje odmora, ločeno od delovnega časa.
  6. Nadure, jasno označene kot ločena kategorija, ne skrite v skupnem seštevku.
  7. Vrsto delovnega časa (polni ali krajši delovni čas, delo na daljavo, delo v prostorih delodajalca).
  8. Odsotnosti (dopust, bolniška, izredni dopust) z navedenim razlogom.

Priporočljivo je, da nadure in odsotnosti barvno ali s kratico ločite od rednih ur, saj to olajša mesečni obračun plač in kasnejše preverjanje. Evidenco hranite najmanj toliko časa, kolikor zahteva delovnopravna zakonodaja za posamezno vrsto podatka, dostop pa omejite le na kadrovsko službo in nadrejenega posameznega zaposlenega.

Praktične možnosti vodenja evidence pri delu na daljavo

V praksi se uveljavijo tri poti: ročno vodenje, urejeni Excel obrazci in digitalne aplikacije. Vsaka ima svoje mesto, odvisno od velikosti ekipe in tveganja, ki ga podjetje sprejema.

Ročno vodenje (papirni obrazci ali podpisane liste) je še vedno zakonsko dopustno, a prinaša tveganje. Fizične liste je treba shranjevati v zaklenjenih predalih ali omarah, dostop do njih pa omejiti na pooblaščene osebe. Pri majhnih ekipah je to še obvladljivo, pri večjih pa hitro postane administrativno breme brez realne sledljivosti.

Excel obrazci so korak naprej, a le, če so strukturirani dosledno: ločeni stolpci za začetek, konec, odmor, nadure in odsotnosti, ter obvezno polje za potrditev nadrejenega. Brez tega potrditvenega korak obrazec ne dokazuje ničesar v morebitnem sporu.

  • ročno vodenje zahteva fizično varovanje in omejen dostop,
  • Excel obrazci morajo imeti jasno ločene kategorije in potrditveni podpis nadrejenega,
  • digitalne rešitve avtomatsko beležijo čas, ustvarjajo revizijsko sled in omogočajo neposreden izvoz za obračun plač.

Digitalne rešitve pridejo v poštev, kadar podjetje potrebuje sledljivost vpogledov, avtomatski izvoz podatkov v računovodski program in manj prostora za avtomatizacijo dela pri seštevanju ur. Datalab opozarja, da je natančna evidenca dela od doma ključno dokazno gradivo pri inšpekcijskih postopkih, zato preventivna vpeljava digitalnega sistema pogosto odtehta začetni strošek prehoda.

Strokovni nasvet: Ne glede na izbrano metodo določite pravilo, da lahko zaposleni spreminja le vnose za tekoči dan, medtem ko pretekle vnose potrjuje ali popravlja izključno nadrejeni. To bistveno olajša dokazovanje v morebitnem sporu.

Informacijska varnost in dostop do podatkov o delovnem času

Evidenca delovnega časa vsebuje osebne podatke, zato zanjo veljajo enaka pravila kot za druge zbirke osebnih podatkov. Informacijski pooblaščenec (IP-RS) jasno navaja, da je treba ročno vodene evidence fizično zavarovati, v internih aktih pa določiti, kdo natančno ima dostop do njih.

Enako pravilo IP-RS uporablja tudi za elektronske evidence, kjer je zahtevana sledljivost vsakega vpogleda v podatke. To pomeni, da sistem, ki ga uporabljate, mora zapisati ne le, kdo je delal koliko ur, temveč tudi, kdo je te podatke pogledal ali spremenil in kdaj.

Konkretni ukrepi, ki jih velja vključiti v interni akt:

  • določite krog oseb, ki imajo dostop do evidence (kadrovska služba, nadrejeni, računovodstvo),
  • zahtevajte avtorizacijo (geslo, dvostopenjsko preverjanje) za dostop do elektronske evidence,
  • zagotovite, da sistem hrani revizijsko sled sprememb in vpogledov,
  • ročno vodene liste hranite zaklenjene, ne prosto dostopne na skupnem prostoru.

Kako Nalog.si pomaga pri evidenci dela na daljavo

Nalog je zasnovan tako, da del administracije prevzame namesto kadrovika. Zaposleni prijavi začetek in konec dela glasovno ali prek povezave, sistem pa samodejno izračuna skupno število ur, loči odmore in nadure ter vodi revizijsko sled vsakega vnosa.

Za kadrovika to pomeni konkretno olajšavo pri mesečnem obračunu: namesto ročnega seštevanja ur iz več obrazcev, izvozi urejeno evidenco neposredno v format za obračun plač ali računovodstvo.

  • samodejno beleženje ur brez ročnega vpisovanja,
  • ločeno prikazane nadure in odsotnosti,
  • izvoz podatkov v Excel ali ZIP za obračun,
  • sledljivost vseh vnosov in sprememb.

Sistem ne nadomesti internega akta. Pravila o dosegljivosti med delom na daljavo, razmejitev med "dosegljivostjo" in delovnim časom ter postopek potrjevanja nadrejenega mora podjetje še vedno urediti samo.

Enostranski načrt za uvedbo evidence dela na daljavo

Enostranski načrt za uvedbo evidence dela na daljavo — overview diagram

Najprej posodobite interni akt ali pisni dogovor o delu na daljavo, tako da natančno določi, kaj šteje kot delovni čas in kdaj je zaposleni le dosegljiv. Nato izberite rešitev po treh kriterijih: revizijska sled, nadzorovan dostop in izvoz v format, ki ga uporablja vaše računovodstvo. Na koncu vzpostavite rutino, po kateri nadrejeni evidenco potrdi vsak mesec pred obračunom plač, arhivirana evidenca pa ostane dostopna za primer inšpekcijskega nadzora.

Največja napaka, ki jo vidim pri podjetjih, ki uvajajo delo na daljavo, ni pomanjkanje orodja, temveč pomanjkanje pravila o tem, kaj sploh šteje kot delovni čas. Podjetje kupi aplikacijo, zaposleni beležijo ure, a nihče ni definiral, ali je čas, ko je delavec "na voljo" po e-pošti ob 19. uri, delovni čas ali ne. V primeru spora to razsodi inšpekcija ali sodišče, ne interna logika podjetja. Zato bi vsakemu kadroviku svetoval, naj najprej reši to vprašanje na papirju, šele nato razmišlja o orodju. Tehnologija reši seštevanje in sledljivost, ne pa odločitve, kaj se sploh šteje.

— Rok

Poenostavite evidenco dela na daljavo z eno aplikacijo

Ročno usklajevanje Excel preglednic z dopusti, nadurami in odsotnostmi je počasno in podvrženo napakam, kar pri delu na daljavo le še bolj pride do izraza, ker kadrovik ne vidi zaposlenega v pisarni. Digitalne rešitve omogočajo samodejno beleženje ur, ki teče v ozadju in ustvarjajo revizijsko sled brez ročnega vnosa.

Nalog

Za kadrovika to pomeni, da mesečni obračun ur ni več lov na manjkajoče podpise, temveč izvoz že urejenih podatkov naravnost v računovodski program. Sistem loči redne ure, nadure in odsotnosti samodejno, kar zmanjša tveganje, da bi kakšna kategorija ostala neizpolnjena in bi bila evidenca ob morebitnem nadzoru pomanjkljiva.

Če razmišljate o uvedbi elektronske evidence za svojo ekipo, si oglejte rešitev za evidenco delovnega časa in preverite, kako deluje samodejno beleženje ur v praksi.

Viri

Priporočeno