Beleženje odmora za malico po novem ni več zakonska obveznost, saj ga je ZEPDSV-B odpravil. Delodajalci pa morajo še naprej dnevno evidentirati prihod, odhod in skupni delovni čas zaposlenih, razen za poslovodne osebe, ki so iz obveznosti izvzete. Podlaga za to je pojasnilo vlade o ciljih reforme: manj administracije, enak nadzor.
Na kratko:
- Beleženje odmora za malico ni več zakonsko obvezno, pravica do odmora pa mora ostati zagotovljena.
- Evidenca delovnega časa mora vključevati čas prihoda, odhoda, skupne ure in zabeležke v posebnih pogojih dela, ki jih lahko vpisujete mesečno.
- Poslovodne osebe so po noveli izvzete od obveznosti vodenja evidence, vendar naj delodajalci jasno opredelijo njihovo vlogo v pogodbah ali pravilnikih.
- Za podjetja je priporočljivo voditi preprosto evidenco v obliki excelove tabele ali elektronske sistema, ki omogoča takojšen izvoz in nadzor.
- Orodje Nalog.si avtomatizira vnos ur, zagotavlja varnostne kopije in omogoča zaposlenim dostop do lastnih podatkov v skladu z zakonskimi zahtevami.
Kazalo
- Kaj zakon zahteva glede evidentiranja odmora in izrabe delovnega časa
- Kdo mora imeti evidenco: obseg zavezancev in izjeme
- Praktični koraki za vodenje evidence odmora in povezanih podatkov v HR praksi
- Elektronska evidenca in varstvo podatkov: kako zagotoviti veljavne digitalne zapise
- Vzorec vsebine interne politike in obvestila zaposlenim
- Avtorska perspektiva: kako HR izkoristi poenostavitve brez izgube nadzora
- Kratek prikaz: kako Nalog.si podpira skladno vodenje evidence delovnega časa
- Viri
- Pogosta vprašanja
Kaj zakon zahteva glede evidentiranja odmora in izrabe delovnega časa
Osnovna logika evidence delovnega časa se ni spremenila: delodajalec mora vedno vedeti, kdaj je delavec začel in končal delo. Spremenilo se je, kaj mora zapisati vsak dan in kaj lahko strne v mesečni pregled.
Po 18. in 19. členu ZEPDSV morate dnevno beležiti:
- čas prihoda in odhoda vsakega delavca na delovno mesto,
- skupno število opravljenih ur v posameznem dnevu mora biti evidentirano dnevno,
- morebitno delo v neenakomerno razporejenem delovnem času ali nadurno delo, kadar do njega pride, je mogoče evidentirati mesečno,
- odsotnosti (dopust, bolniška, izredni dopust) z ustreznim razlogom je potrebno evidentirati, pri čemer se nekateri podatki lahko vnesejo mesečno.
Novela ZEPDSV-B je hkrati dopustila, da nekatere podatke vpisujete mesečno namesto dnevno. To velja predvsem za ure, opravljene v posebnih pogojih dela, na primer izmensko delo ali delo v neenakomerni razporeditvi, kjer dnevni vnos ni nujen za dokazno vrednost evidence. Gre za neposredno posledico drugega odstavka 18. člena ZEPDSV-B, ki razbremenjuje kadrovske oddelke pri podatkih, ki jih je smiselno spremljati v daljšem obdobju.
Največja praktična sprememba pa je odprava obveznega beleženja odmora za malico. Kot poroča Dnevnik, aprilska novela iz leta 2025 ukinja dolžnost vpisovanja tega odmora v evidenco, pravica delavca do odmora pa ostaja nespremenjena. Delodajalec torej ne sme odmora odpraviti, mora pa ga le prenehati beležiti kot ločeno postavko.
Vlada je cilje reforme opredelila jasno: namen noveli je administrativna razbremenitev delodajalcev ob ohranjenem inšpekcijskem nadzoru. To pomeni, da mora vsak sistem evidence, ročni ali elektronski, ostati dovolj pregleden za inšpekcijski pregled, tudi če je vnosnih polj manj kot pred letom 2025.
Sankcije za neskladje ostajajo stroga plat zakona. Delodajalec, ki evidence ne vodi, jo vodi nepopolno ali delavcu ne omogoči vpogleda, tvega globo, ki jo inšpektorat za delo izreka v prekrškovnem postopku. Delavec ima pravico do vpogleda v svojo evidenco kadarkoli, delodajalec pa mu mora enkrat mesečno posredovati podatke o opravljenih urah v preteklem mesecu. Podrobnejši pregled globe in praktičnih posledic neskladja najdete v vodniku o evidenci delovnega časa.
Kdo mora imeti evidenco: obseg zavezancev in izjeme
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti uporablja širšo definicijo delavca, kot jo morda pričakujete. Ne gre le za osebe v rednem delovnem razmerju po pogodbi o zaposlitvi.
Evidenca zajema tudi:
- študente in dijake, ki delajo prek napotnic za začasno in občasno delo,
- upokojence, ki opravljajo delo na podlagi ustreznih pogodb,
- osebe, ki delajo na podlagi civilnopravnih pogodb, kadar se zanje smiselno uporabljajo določbe ZDR-1 glede delovnega časa,
- zaposlene na delovnem mestu izven sedeža delodajalca, na primer na terenu ali v poslovalnici.
Najpomembnejša izjema po noveli velja za poslovodne osebe. Direktorji, prokuristi in člani uprave po šestem odstavku 19. člena ZEPDSV-B niso več predmet obveznosti vodenja evidence delovnega časa. Zakonodajalec je s tem priznal, da narava njihovega dela pogosto ne sledi klasičnemu urniku prihodov in odhodov.
Ta izjema pa ne pomeni, da lahko podjetje evidenco za poslovodne osebe kar izbriše iz internih aktov. Priporočljivo je, da v pogodbi o zaposlitvi ali internem pravilniku jasno navedete, kdo v podjetju spada v kategorijo poslovodne osebe in na kakšni pravni podlagi. Pravni komentar odvetnika Kocbka opozarja, da nejasna razmejitev med poslovodno osebo in vodstvenim delavcem, ki nima statusa poslovodstva, pogosto povzroči spore ob inšpekcijskem nadzoru. Zapis v pogodbi zmanjša to negotovost in olajša dokazovanje pravilne uporabe izjeme.
Praktični koraki za vodenje evidence odmora in povezanih podatkov v HR praksi
Skladnost z zakonom ne pomeni, da morate voditi obsežno tabelo za vsak dan v letu. Razdelitev na dnevne in mesečne vnose je ključna za manj administracije brez izgube dokazne vrednosti.
- Vsak dan vpišite čas prihoda in odhoda za vsakega zaposlenega, ne glede na to, ali dela na sedežu ali na terenu.
- Vsak dan seštejte skupno število opravljenih ur, tudi če delavec dela po fiksnem urniku brez odstopanj.
- Mesečno strnite podatke o urah v posebnih pogojih dela, na primer izmensko delo ali neenakomerno razporejen delovni čas.
- Odmora za malico ne beležite ločeno, razen če se za to odločite prostovoljno zaradi lastnih varnostnih ali procesnih razlogov.
- Enkrat mesečno posredujte zaposlenemu izpisek opravljenih ur za pretekli mesec, ne glede na obliko evidence.
- Hranite izpise vsaj za obdobje, ki ga predpisuje zakon o evidencah, in jih pripravite v obliki, ki jo inšpektor lahko takoj pregleda.
Format evidence je lahko preprost. Manjše podjetje si pogosto pomaga z Excel razpredelnico, kjer je vsak delavec v svoji vrstici, stolpci pa predstavljajo dneve v mesecu. Večja podjetja in računovodski servisi običajno preidejo na elektronski sistem, ki podatke samodejno strne v mesečna poročila in jih pripravi za izvoz.
Ob inšpekcijskem pregledu inšpektor za delo najpogosteje zahteva izpis evidence za zadnjih nekaj mesecev, dokazilo o mesečnem obveščanju zaposlenih in dokaz, da ima delavec dostop do svojih podatkov. Kadrovski oddelek naj ima te tri elemente vedno pripravljene v obliki, ki jo lahko izvozi v nekaj minutah, ne glede na to, ali gre za papirno ali elektronsko evidenco.
Strokovni nasvet: enkrat na četrtletje preverite, ali se dnevni vnosi in mesečni izpiski ujemajo z dejanskimi urniki zaposlenih, saj se manjše nedoslednosti najlažje odkrijejo, preden jih opazi inšpektor.
Elektronska evidenca in varstvo podatkov: kako zagotoviti veljavne digitalne zapise
Zakon ne predpisuje natančne oblike evidence, zahteva pa, da je dostopna na sedežu podjetja ali v kraju, kjer se delo dejansko opravlja. To pomeni, da mora imeti podjetje s več lokacijami jasno določeno, kje se izvirni zapisi hranijo in kdo do njih dostopa.
Elektronska evidenca mora izpolnjevati tri osnovne pogoje:
- dostopnost za pristojne inšpekcijske organe na zahtevo,
- možnost izvoza v obliki, ki jo je mogoče pregledati brez posebne programske opreme,
- nedvoumnost zapisov, torej brez naknadnih sprememb brez sledi.
Priporočila iz zakonodaje in vladnih navodil so na tej točki jasna: elektronske rešitve morajo omogočati izvoz podatkov in preprečevati nenadzorovano spreminjanje že vnesenih zapisov.
Kadrovski oddelki, ki uporabljajo elektronske sisteme, naj vzpostavijo nadzor dostopa, tako da lahko podatke vnašajo le pooblaščene osebe, ter redno izdelujejo varnostne kopije. Za podjetja, ki spremljajo tudi lokacijo zaposlenih na terenu, na primer zaradi voženj ali dela zunaj sedeža, velja posebna previdnost pri obdelavi teh podatkov. Lokacijski podatki naj se zbirajo samo med opravljanjem dela, nikoli izven delovnega časa, s čimer se razmeji zasebnost zaposlenega od obveznosti skladne hrambe evidence.
Vzorec vsebine interne politike in obvestila zaposlenim
Interni pravilnik o delovnem času naj vsebuje jasne klavzule, ki jih zaposleni razumejo brez pravniške razlage. Priporočena vsebina:
- Opredelitev, kaj se šteje za dnevni vnos (prihod, odhod, skupne ure) in kaj za mesečni zbir (ure v posebnih pogojih dela).
- Navedba, kdo v podjetju spada med poslovodne osebe in zanje evidenca ni obvezna.
- Opis postopka mesečnega obveščanja: kdaj in v kateri obliki zaposleni prejme izpisek opravljenih ur.
- Navodilo za tedenski vpogled: kje in kako lahko zaposleni kadarkoli preveri svoje podatke, na primer prek elektronskega portala ali pri kadrovski službi.
- Kontrolni seznam pred notranjo revizijo: preverjanje, ali so dnevni vnosi popolni, ali mesečna obvestila dosegajo vse zaposlene in ali so izpisi pripravljeni za morebiten inšpekcijski pregled.
Tak pravilnik ne rešuje le zakonske obveznosti, temveč tudi zmanjšuje število vprašanj zaposlenih o tem, zakaj se odmor ne beleži več posebej ali zakaj nekateri podatki niso vpisani vsak dan.
Avtorska perspektiva: kako HR izkoristi poenostavitve brez izgube nadzora
Odprava beleženja odmora je smiselna poteza, saj je šlo za podatek brez resnične dokazne vrednosti, ki je le povečeval administracijo. Prava priložnost za kadrovske oddelke ni v tem, da naredijo manj, temveč da presežni čas preusmerijo v natančnejše sledenje podatkom, ki dejansko štejejo, na primer nadurah ali neenakomerni razporeditvi.
Nekatera podjetja bodo odmor še naprej prostovoljno beležila, na primer v zdravstvu ali proizvodnji, kjer je čas odsotnosti pomemben za varnostne procese. To ni protislovje z novelo, temveč razumna nadgradnja minimalnih zahtev. Orodja, kot je Nalog, kažejo, da avtomatizacija dnevnega vnosa ne pomeni le manj papirja, temveč tudi manj priložnosti za napako, ki bi jo inšpektor pozneje odkril.
— Rok
Kratek prikaz: kako Nalog.si podpira skladno vodenje evidence delovnega časa
Vodenje evidence po novih pravilih ne zahteva več ročnega vpisovanja odmorov, zahteva pa doslednost pri dnevnih urah, mesečnih zbirih in dostopu zaposlenih do lastnih podatkov. To poenostavi vnos ur, ki poteka samodejno, brez izpolnjevanja obrazcev.
Modul Evidenca omogoča:
- samodejno beleženje prihoda in odhoda prek glasovnega vnosa ali povezave na terenu,
- izvoz podatkov v obliki, primerni za inšpekcijski pregled ali predajo računovodstvu,
- dostop zaposlenega do lastnih podatkov, kar izpolnjuje zahtevo po mesečnem obveščanju,
- analitične vpoglede, ki kadrovski službi pokažejo odstopanja v urniku, preden postanejo problem.
Modul Evidenca stane določen znesek na sedež na mesec, prav tako so na voljo tudi drugi moduli za podjetja z zaposlenimi na različnih delovnih mestih. Celoten pregled paketov in cen najdete na ceniku. Če želite preveriti, kako bi avtomatizacija delovala v vašem podjetju, si oglejte modul Evidenca in začnite z brezplačnim preizkusom vnosa ur.
Viri
Za natančno besedilo predpisa preverite Uradni list RS z besedilom ZEPDSV-B in vladno pojasnilo o novostih glede beleženja delovnega časa. Pri pravnih vprašanjih o vaši specifični situaciji se posvetujte s pravno službo ali delovnopravnim strokovnjakom.
This article is general information, not a substitute for advice from a qualified lawyer. Consult a qualified legal professional about your own circumstances before acting on anything here.
- Gov
- Dnevnik – Konec beleženja odmora za malico (2025)
- Odvetnik Kocbek – Evidentiranje delovnega časa in odmora (2025)
Pogosta vprašanja
Ali moramo še beležiti odmor za malico?
Ne, obveznost beleženja odmora za malico je ZEPDSV-B ukinil spomladi 2025. Pravica zaposlenega do odmora pa ostaja nespremenjena, delodajalec jo mora še naprej zagotavljati, le vpisovati je ni več treba.
Kdo je izvzet iz obveznosti vodenja evidence delovnega časa?
Poslovodne osebe, torej direktorji, prokuristi in člani uprave, so po šestem odstavku 19. člena ZEPDSV-B izvzete iz obveznosti vodenja evidence. Za vse druge zaposlene, vključno s študenti in osebami na civilnopravnih pogodbah, evidenca ostaja obvezna.
Katere podatke lahko vpisujemo mesečno namesto dnevno?
Podatke o urah, opravljenih v posebnih pogojih dela, na primer pri izmenskem delu ali neenakomerni razporeditvi delovnega časa, lahko po ZEPDSV-B vpisujete mesečno. Čas prihoda, odhoda in skupno število ur pa je treba beležiti vsak dan.
Kaj se zgodi, če evidence ne vodimo pravilno?
Neustrezno ali manjkajoče vodenje evidence lahko privede do prekrškovnega postopka pri inšpektoratu za delo, delodajalec pa tvega globo. Podrobnosti o višini glob in praktičnih posledicah neskladja so opisane v vodniku o evidenci delovnega časa.
Kako lahko orodje, kot je Nalog.si, pomaga pri skladnosti?
Nalog.si samodejno beleži prihod, odhod in delovne ure ter omogoča izvoz podatkov za inšpekcijski pregled ali računovodstvo. Modul Evidenca hkrati zagotavlja zaposlenim dostop do lastnih podatkov, kar izpolnjuje zahtevo po mesečnem obveščanju.