Kilometrina v letu 2026 znaša 0,43 €/km za službeno pot in 0,21 €/km za prevoz na delo, oboje pod določenimi pogoji. To sta zgornji meji, do katerih povračilo ni obdavčeno. Pravilna ločitev med tema dvema kategorijama in ustrezna dokumentacija sta edini stvari, ki podjetje ločujejo od davčnega nadzora in dodatnega obračuna dohodnine.
Za službeno pot je meja neobdavčenega povračila 0,43 €/km. Za prevoz na delo se v praksi uporablja 0,21 €/polni prevoženi kilometer, pri čemer se pri mesečnem izračunu upošteva število dni prisotnosti na delu. V določenih pogojih, ki jih opredeljuje interni pravilnik ali kolektivna pogodba, velja tudi mesečni minimum 140 €, ne glede na dejansko prevoženo razdaljo.
Kadar podjetje izplača več, kot dopušča neobdavčen znesek, se presežek všteva v davčno osnovo kot boniteta. To pomeni obračun dohodnine in prispevkov na tisti del zneska, ki presega mejo. Zato ni vseeno, kako obračun kilometrine speljete.
Kaj storiti takoj: vsak obračun podprite s potnim nalogom (za službene poti) ali z evidenco prisotnosti (za prevoz na delo). Brez tega dokazila je obračun le ocena, ne pa knjigovodska listina.
Kaj si zapomniti pred obračunom:
- Službena pot: do 0,43 €/km, obvezen potni nalog z relacijo in namenom
- Prevoz na delo: do 0,21 €/km, vezano na dejansko prisotnost
- Presežek nad mejo je obdavčen kot redni dohodek
- Dokumentacija ni formalnost, je pogoj za neobdavčen znesek
Ključne ugotovitve
Pravilen obračun kilometrine v 2026 zahteva ločitev prevoza na delo od službene poti, dokumentacijo s potnim nalogom in upoštevanje zgornjih mej 0,43 €/km ter 0,21 €/km.
| Točka | Podrobnosti |
|---|---|
| Zgornje meje 2026 | Službena pot do 0,43 €/km, prevoz na delo do 0,21 €/km, oboje neobdavčeno. |
| Ločitev kategorij | Prevoz na delo velja za redno pot na delo, službena pot za poslovni namen z potnim nalogom. |
| Dokumentacija | Potni nalog z relacijo, namenom in kilometri je pogoj za veljaven obračun. |
| Presežki so obdavčeni | Znesek nad zgornjo mejo postane boniteta z obračunom dohodnine in prispevkov. |
| Avtomatizacija zmanjša napake | Nalog.si samodejno loči kategorije poti in izračuna kilometrino v realnem času. |
Kazalo
- Razmejitev med prevozom na delo in službeno potjo
- Kako izračunati kilometrino: formule in primeri
- Kaj mora vsebovati potni nalog in kdaj ga oddati
- Davčni učinki presežkov nad neobdavčenim zneskom
- Najpogostejše napake pri obračunu poti
- Notranji pravilnik o kilometrini: sedem ključnih točk
- Kako Nalog.si poenostavi obračun kilometrine v praksi
- Zakaj sistematičen pristop pretehta nad improvizacijo
- Avtomatiziran obračun kilometrine z Nalog.si
- Pogosta vprašanja o obračunu kilometrine
- Viri
Razmejitev med prevozom na delo in službeno potjo
Razmejitev med tema dvema kategorijama je vir največ napak pri obračunu kilometrine, in razlog je preprost: gre za dve popolnoma različni pravni podlagi z različnimi zgornjimi mejami.
Prevoz na delo je pot med običajnim prebivališčem zaposlenega in krajem, kjer redno opravlja delo. Ne glede na to, ali gre za pisarno, poslovalnico ali drugo fiksno lokacijo, se ta razdalja obračunava po dnevih dejanske prisotnosti. Če je zaposleni na dopustu, bolniški ali dela od doma, se ta dan ne šteje v obračun.
Službena pot je nekaj drugega: gre za odhod iz kraja običajnega dela na določeno lokacijo z jasnim poslovnim namenom, na primer obisk stranke, sestanek, dostava ali usposabljanje. Zanjo je vedno potreben potni nalog, ki opredeli relacijo, namen poti in dejansko prevoženo razdaljo.
Tu se pogosto zaplete pri podjetjih, ki imajo zaposlene na dveh lokacijah ali z začasnimi napotitvami. Nekaj primerov, kjer je meja jasna, če veste, kam pogledati:
- Zaposleni redno dela v Ljubljani, enkrat tedensko pa obišče poslovalnico v Kranju zaradi sestanka: to je službena pot, ne prevoz na delo.
- Zaposleni je za tri mesece napoten na gradbišče v drugem kraju: v tem primeru se v pravilniku določi novo "primarno mesto opravljanja dela" za obdobje napotitve, sicer nastane spor o tem, katera postavka velja.
- Zaposleni dela hibridno, dva dni v pisarni in tri dni od doma: prevoz na delo se obračuna samo za dneve fizične prisotnosti v pisarni.
Uredba o povračilih stroškov dopušča, da kolektivne pogodbe določajo drugačne višine povračil od splošno veljavnih zgornjih mej. Preden zapišete interni pravilnik, torej preverite, katera panožna kolektivna pogodba velja za vaše podjetje. Nekatere panoge dovoljujejo višje neobdavčene zneske, druge so strožje.
Strokovni nasvet: Zapišite v pravilnik natančno definicijo "običajnega prebivališča" in "primarnega mesta dela". Brez teh dveh definicij se vsak spor o kilometrini konča pri ugibanju, kaj je zaposleni sploh mislil ob podpisu pogodbe.
Kako izračunati kilometrino: formule in primeri
Formula za obračun kilometrine je odvisna od tega, ali gre za prevoz na delo ali za službeno pot. Obe sta preproste, težava nastane šele pri številu spremenljivk, ki jih je treba pravilno šteti.
Formula za prevoz na delo:
Razdalja enosmerno (km) × 2 × število dni prisotnosti × 0,21 €
Formula za službeno pot:
Dejansko prevoženi kilometri (po poti, ne zračni linij) × 0,43 €
Primer 1: mesečni prevoz na delo
Zaposleni ima enosmerno razdaljo od doma do pisarne 12 km in je bil v mesecu prisoten 22 dni.
- Dnevna razdalja: 12 km × 2 = 24 km
- Mesečna razdalja: 24 km × 22 dni = 528 km
- Znesek: 528 km × 0,21 € = 110,88 €
Ker je izračunani znesek nižji od mesečnega minimuma 140 €, ki v določenih pogojih velja za prevoz na delo, se lahko v internem pravilniku določi izplačilo minimuma, če pogoji to dopuščajo. Preverite, ali vaš pravilnik ali kolektivna pogodba to predvideva.
Primer 2: enkratna službena pot
Zaposleni odpotuje na sestanek v drug kraj, pot v eno smer je 125 km, torej skupaj 250 km povratno.
- Skupna razdalja: 250 km
- Znesek: 250 km × 0,43 € = 107,50 €
Temu se prištejejo morebitni dodatni stroški, kot so cestninska vinjeta, parkirnina ali dnevnica, ki se obračunajo ločeno od kilometrine in imajo lastne zgornje meje.
Primer 3: hibridno delo
Zaposleni dela tri dni v pisarni (razdalja 8 km enosmerno) in dva dni od doma. V enem tednu opravi tudi eno službeno pot do stranke, oddaljene 40 km enosmerno.
- Prevoz na delo: 8 km × 2 × 3 dni = 48 km × 0,21 € = 10,08 €
- Službena pot: 40 km × 2 = 80 km × 0,43 € = 34,40 €
- Skupaj za teden: 44,48 €
Pri zaokroževanju se v praksi uporabljajo polni kilometri brez decimalnih delov razdalje, pri čemer naj bo metoda dosledno uporabljena za vse zaposlene.
Za hitro preverjanje zgornjih izračunov lahko uporabite kalkulator kilometrine, ki upošteva veljavne postavke za 2026 in samodejno prišteje mesečni minimum, kjer je to relevantno.
Kaj mora vsebovati potni nalog in kdaj ga oddati
Potni nalog je knjigovodska listina, ne interni obrazec brez teže. Da obračun potnih stroškov velja kot verodostojna listina, mora vsebovati vse ključne podatke, sicer računovodstvo tvega, da ga davčni organ zavrne kot podlago za neobdavčeno povračilo.
Potni nalog mora vsebovati:
- Ime in priimek zaposlenega ter njegovo delovno mesto
- Datum odhoda in datum vrnitve, po potrebi tudi ura
- Relacijo poti (od, do) in namen potovanja
- Skupno število prevoženih kilometrov
- Priloge za dodatne stroške: parkirnina, cestnina, morebitne kotizacije
Roki za oddajo niso zakonsko enotno predpisani za vse primere, v praksi pa se priporoča, da zaposleni predloži dokumentacijo v dveh delovnih dneh po zaključku poti. Za potovanja v tujino uredba določa strožji rok, saj mora zaposleni obračun predložiti nadrejenemu najpozneje v sedmih dneh po vrnitvi.
Dokumente hranite skupaj z ostalo računovodsko dokumentacijo, po možnosti v digitalni obliki, da se izognete izgubljenim papirjem ob letnem obračunu. Če dokazilo manjka, na primer ker je zaposleni pozabil shraniti parkirni listek, se lahko strošek izplača brez povračila tega posameznega izdatka, kilometrina pa se obračuna na podlagi potnega naloga, ki jasno navaja relacijo in namen. Manjkajoč dokument za en strošek ne sme ogroziti celotnega obračuna, če je osnovna listina urejena.
Davčni učinki presežkov nad neobdavčenim zneskom
Ko podjetje izplača kilometrino nad 0,43 €/km za službeno pot ali nad 0,21 €/km za prevoz na delo, se presežek ne obravnava kot navadno povračilo stroškov. Postane del davčne osnove zaposlenega, kot boniteta, kar sproži obračun dohodnine in prispevkov za socialno varnost.
To v praksi pomeni, da mora računovodstvo pri vsakem obračunu kilometrine ločiti dva zneska: neobdavčen del (do zgornje meje) in obdavčen presežek. Presežek se prišteje k bruto plači zaposlenega v tistem mesecu, kar poveča osnovo za dohodnino in prispevke, tako na strani zaposlenega kot delodajalca.
Kdaj je smiselno izplačati višji znesek kljub davčnim posledicam? Nekatere panožne kolektivne pogodbe določajo pravico do povračila po dejanskih stroških vozila, kar je lahko višje od splošne zgornje meje. V teh primerih je presežek pričakovan in vnaprej vkalkuliran v strošek dela, ne pa napaka pri obračunu.
Ključna priporočila za zmanjšanje tveganja:
- Vnaprej v pravilniku določite, ali podjetje izplačuje po uradni zgornji meji ali po drugačni, višji stopnji iz kolektivne pogodbe.
- Vsak presežek dokumentirajte z jasno obrazložitvijo (na primer sklic na člen kolektivne pogodbe).
- Redno usklajujte obračun kilometrine z računovodjo, še posebej ob spremembi zgornjih mej v uredbi.
- Nikoli ne izplačujte "okroglih zneskov" brez podlage v izračunu, saj to prva stvar, ki jo davčni nadzor preveri.
Najpogostejše napake pri obračunu poti
Podjetja pri kilometrini najpogosteje padejo na treh točkah, in vse tri so povezane z evidenco, ne z zneski samimi.
- Manjkajoč ali nepopoln potni nalog. Zaposleni odpotuje na sestanek, a nihče ne izpolni naloga pred odhodom, temveč šele za nazaj, po spominu. Rezultat je razdalja, ki ne ustreza dejanski poti, kar pri nadzoru takoj vzbudi dvom.
- Napačno merjenje razdalje. Nekateri zaposleni merijo zračno linijo, drugi najkrajšo pot po zemljevidu, tretji dejansko prevoženo pot z ovinki. Brez enotne metode se v istem podjetju obračun razlikuje od osebe do osebe.
- Neusklajena evidenca prisotnosti pri hibridnem delu. Ravno pri mešanju prevoza na delo in službene poti prihaja do največ napak, zlasti kadar se prevoz na delo obračuna tudi za dneve, ko je zaposleni dejansko delal od doma.
Praktične rešitve so pravzaprav preproste. Enotna metoda merjenja razdalje (na primer vedno najkrajša pot po zemljevidu) mora veljati za vse zaposlene enako. Avtomatsko beleženje poti, ki temelji na GPS ali Bluetooth povezavi, odpravi ročno vnašanje in s tem večino napak pri prvi točki. Jasna politika za souporabo vozil pa prepreči spore, kadar se dva zaposlena peljeta skupaj na isto lokacijo, a bi oba želela obračunati polno kilometrino.
Podjetja, ki uvedejo tak sistem, poročajo o manj nadzorih in hitrejšem izplačilu, ker računovodstvo ne izgublja časa z usklajevanjem nasprotujočih si podatkov.
Strokovni nasvet: Povežite kilometrino neposredno z evidenco prisotnosti. Ko sistem samodejno primerja dan prisotnosti z obračunanim prevozom na delo, nadzor postane samodejen, ne pa dodatna administrativna naloga vsak konec meseca.
Notranji pravilnik o kilometrini: sedem ključnih točk
Interni pravilnik ni birokratska formalnost, temveč edini dokument, ki vam v primeru nadzora dokazuje, da je obračun kilometrine sistematičen in ne priložnosten. Dober pravilnik pokrije sedem konkretnih točk.
- Razmejitev vrst poti. Natančna opredelitev, kaj šteje kot prevoz na delo in kaj kot službena pot, vključno s primeri za mejne situacije.
- Metoda določanja razdalje. Ali se uporablja najkrajša pot po zemljevidu ali dejansko prevožena razdalja, in kateri vir (na primer določen zemljevidni servis) je referenčen.
- Zaokroževanje in zapis razdalj. Enoten pravilnik o zaokroževanju na polne kilometre, uporabljen dosledno za vse zaposlene.
- Obvezna dokumentacija in roki. Kateri podatki morajo biti na potnem nalogu in do kdaj ga je treba oddati računovodstvu.
- Pravila za hibridno delo in več lokacij. Kako se obračunava kilometrina, kadar zaposleni dela na dveh lokacijah ali kombinira delo od doma in v pisarni.
- Souporaba vozil. Kdo od sopotnikov ima pravico do povračila, kadar se več zaposlenih pelje v istem vozilu na isto lokacijo.
- Dodatni stroški. Kako se obravnavajo parkirnina, cestnina in druge dajatve, ločeno od same kilometrine.
Ključne ugotovitve iz teh sedmih točk lahko strnete v preglednico, ki jo hranite skupaj s pravilnikom:
| Točka | Podrobnosti |
|---|---|
| Razmejitev poti | Prevoz na delo in službena pot imata različne zgornje meje in različno dokumentacijo. |
| Metoda merjenja | Enotna metoda razdalje za vse zaposlene prepreči spore in nedoslednosti. |
| Dokumentacija | Potni nalog z relacijo, namenom in kilometri je pogoj za neobdavčen znesek. |
| Hibridno delo | Prevoz na delo se obračuna samo za dneve dejanske prisotnosti v pisarni. |
Kako Nalog.si poenostavi obračun kilometrine v praksi
Ročno vodenje evidence poti je največji vir napak, ki jih opisuje ta vodič, in prav tu avtomatizacija pokaže svojo vrednost. Nalog beleži poti samodejno, glasovno ali prek Bluetooth povezave z vozilom, brez ročnega vnosa relacije po spominu na koncu dneva.
Sistem izračuna kilometrino v realnem času po veljavnih postavkah za 2026, torej 0,43 €/km za službeno pot in 0,21 €/km za prevoz na delo, in samodejno loči obe kategoriji glede na tip poti. To odpravi natanko tisto napako, ki jo omenja tudi analiza pogostih težav pri kilometrini, mešanje prevoza na delo s službenimi potmi pri hibridnem delu.
Za podjetja, ki razmišljajo o uvedbi, je smiseln pilotni preizkus na eni ekipi ali oddelku za en mesec, preden se sistem razširi na celotno podjetje.
Ko je evidenca poti vezana neposredno na prisotnost in samodejni GPS zapis, računovodstvo ne preverja verodostojnosti podatkov, temveč le potrjuje že pripravljen obračun.
Praktični koraki za uvedbo:
- Določite eno ekipo ali oddelek za testni mesec
- Preverite izvoz podatkov v obliki, ki jo vaše računovodstvo že uporablja
- Primerjajte samodejni obračun z ročnim za prvi teden, da preverite skladnost
- Razširite na celotno podjetje po potrditvi rezultatov
Strokovni nasvet: Pred uvedbo preverite, ali orodje omogoča izvoz v obliki, ki jo vaš računovodski servis že uporablja (na primer Excel ali ZIP). To vam prihrani en korak pri vsakem mesečnem obračunu.
Zakaj sistematičen pristop pretehta nad improvizacijo
Največja napaka, ki jo vidim pri podjetjih, ni previsok ali prenizek znesek kilometrine, temveč odsotnost sistema. Podjetja pišejo pravilnike šele po prvem davčnem nadzoru, ne prej. To je narobe obrnjeno.
Konvencionalni nasvet pravi, naj se podjetja "držijo zakonskih zneskov", kar je premalo. Zakonske meje povedo, koliko lahko izplačate neobdavčeno, ne pa, kako to dokažete. Prava težava je vedno dokumentacija, ne matematika. Izračun kilometrine je enostavno seštevanje, dokazovanje pa zahteva disciplino.
Kar bi moralo biti prva prioriteta vsakega podjetja, ni izbira zneska, temveč ločitev prevoza na delo od službenih poti v enem sistemu, kjer se evidenca prisotnosti in kilometrina samodejno ujemata. Ročno usklajevanje dveh ločenih evidenc je vir skoraj vseh sporov, ki jih vidim pri strankah.
Avtomatiziran obračun kilometrine z Nalog.si
Ročno vodenje potnih nalogov, evidence km in usklajevanje z računovodstvom vzame podjetju z več zaposlenimi ure vsak mesec, in prav ta administracija je razlog, da toliko podjetij dela napake iz tega vodiča. Nalog.si to reši z enim sistemom: glasovno ali prek Bluetooth povezave se pot zabeleži samodejno, sistem pa jo takoj razvrsti kot prevoz na delo ali službeno pot in obračuna po veljavnih postavkah 0,43 €/km ali 0,21 €/km.
Za razliko od ročnega vodenja v tabelah, kjer napaka pri merjenju razdalje ali pozabljen potni nalog pomeni tveganje za davčni nadzor, samodejni zapis poti ustvari sledljivo dokumentacijo od prvega dneva. Izvoz podatkov v Excel ali ZIP obliko računovodstvu prihrani usklajevanje, AI analitika pa pokaže, kje podjetje presega neobdavčene meje, preden to postane problem pri letnem obračunu.
Če želite videti, kako izgleda program za obračun potnih nalogov v praksi, si oglejte podroben vodič po kilometrini za 2026 in preverite, kako hitro lahko prvi obračun pripravite brez ročnega vnosa.
Pogosta vprašanja o obračunu kilometrine
Kakšna je razlika med kilometrino za službeno pot in prevoz na delo?
Službena pot je poslovno potovanje z jasnim namenom (sestanek, dostava, obisk stranke) in zahteva potni nalog, neobdavčena do 0,43 €/km. Prevoz na delo je redna pot med domom in stalnim delovnim mestom, obračunana po dnevih prisotnosti, neobdavčena do 0,21 €/km.
Kaj se zgodi, če podjetje izplača višjo kilometrino od zgornje meje?
Presežek nad zgornjo mejo se všteva v davčno osnovo zaposlenega kot boniteta. To pomeni obračun dohodnine in prispevkov na tisti del zneska, razen če kolektivna pogodba dopušča drugačno ureditev.
Ali je mesečni minimum 140 € vedno pravica zaposlenega?
Ne, mesečni minimum velja le v določenih pogojih, opredeljenih v uredbi ali internem pravilniku podjetja. Podjetje mora v pravilniku jasno navesti, kdaj in za koga ta minimum velja.
Kako obračunati kilometrino pri hibridnem delu?
Prevoz na delo se obračuna samo za dneve dejanske prisotnosti v pisarni, medtem ko se dnevi dela od doma izključijo iz izračuna. Priporočljivo je vezati obračun neposredno na evidenco prisotnosti, da se izognete napakam.
Kaj mora vsebovati potni nalog, da velja kot dokazilo?
Potni nalog mora vsebovati ime zaposlenega, datum odhoda in vrnitve, relacijo, namen potovanja, število prevoženih kilometrov ter priloge za dodatne stroške, kot so parkirnina in cestnina.
Ali vrsta vozila vpliva na višino kilometrine?
Uradna zgornja meja neobdavčenega povračila je enaka ne glede na tip osebnega vozila. Nekatere kolektivne pogodbe pa lahko določajo drugačne stopnje glede na dejanske stroške vozila, zato je smiselno preveriti panožne akte.
Kako uveljavljam kilometrino v podjetju kot zaposleni?
Izpolnite potni nalog pred ali takoj po poti, priložite dokazila o dodatnih stroških in dokumentacijo oddajte računovodstvu, priporočljivo v dveh delovnih dneh, oziroma v sedmih dneh za poti v tujino.
Viri
Za dodatno preverjanje podatkov iz tega vodiča so na voljo naslednji viri:
- Povračila stroškov in drugi osebni prejemki
- Kilometrina 2026 — izračun in pravila
- Kilometrina 2026: večina naredi eno napako in potem plača dvakrat
- Obračun potnih stroškov | Potni nalog