Za neobdavčeno povračilo potnih stroškov v Sloveniji uporabite 0,43 €/km za službeno potovanje z lastnim vozilom, 0,21 €/km za prevoz na delo (z mesečnim minimumom 140 €), in dnevnice po višini 27,81 €, 13,88 € ali 9,69 €, odvisno od trajanja poti. Pogoj je vedno isti: brez potnega naloga in ustreznih računov povračilo šteje za obdavčen dohodek.
Zakonska podlaga je Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja, ki jo dopolnjuje pregled na Gov. Obračun potnih stroškov je pravilen le, kadar so izpolnjeni trije pogoji hkrati:
- potni nalog je izdan in odobren s strani delodajalca (praviloma pred potovanjem),
- zneski ne presegajo uredbenih meja (0,43 €/km, ustrezna dnevnica),
- stroški so podprti z računi (nočitev, cestnina, parkirnina).
Ključni podatek: dnevnica za službeno pot je določena z uredbo glede na trajanje poti v nekaterih razponih; presežki nad predpisanimi zneski se vštevajo v davčno osnovo, tako pri dohodnini kot pri prispevkih za socialno varnost.
Če želite postopek pospešiti in se izogniti ročnim napakam, najhitreje pridete do skladnega obračuna z avtomatiziranim sistemom, kot je Nalog, ki kilometrino in dnevnice izračuna samodejno po veljavni uredbi.
Ključne ugotovitve
Pravilen obračun potnih stroškov v 2026 zahteva hkrati pravilen znesek (0,43 €/km, 0,21 €/km ali ustrezno dnevnico) in popolno dokumentacijo v obliki potnega naloga z računi.
| Točka | Podrobnosti |
|---|---|
| Kilometrina za službeno pot | Uporabite 0,43 €/km, vedno s pripadajočim potnim nalogom kot dokazilom. |
| Kilometrina za prevoz na delo | Obračunajte 0,21 €/km z mesečnim minimumom 140 €, ločeno od službenih poti. |
| Dnevnice po trajanju | Uporabite 27,81 €, 13,88 € ali 9,69 € glede na razpon trajanja poti in odštejte delež za zagotovljene obroke. |
| Dokumentacija je pogoj, ne formalnost | Brez izdanega potnega naloga in originalnih računov povračilo ni neobdavčeno, ne glede na pravilnost izračuna. |
| Avtomatizacija zmanjša napake | Orodja, kot je Nalog.si, samodejno izračunajo kilometrino in dnevnice ter opozorijo na morebitne presežke pred izplačilom. |
Kazalo
- Kolikšna je kilometrina in dnevnica v letu 2026
- Kaj mora vsebovati potni nalog za priznanje stroška
- Prevoz na delo ali službena pot: zakaj razlika ni malenkost
- Kako izračunati kilometrino in dnevnico: primer korak za korakom
- Pogoste napake pri obračunu in kontrolni seznam pred izplačilom
- Kako digitalno orodje zmanjša napake pri obračunu
- Kaj resnično šteje pri obračunu potnih stroškov
- Poenostavite obračun potnih stroškov z eno aplikacijo
- Pogosta vprašanja o obračunu potnih stroškov
- Viri
Kolikšna je kilometrina in dnevnica v letu 2026
Zneski povračil za 2026 izhajajo iz uredbe, ki ločuje med dvema vrstama poti: službenim potovanjem in vsakodnevnim prevozom na delo. To razlikovanje določa, kateri znesek kilometrine sploh lahko uporabite.
Za službeno potovanje z lastnim vozilom je neobdavčena kilometrina 0,43 € za vsak prevožen kilometer. Za prevoz na delo, torej redno vožnjo med domom in stalnim delovnim mestom, znaša kilometrina 0,21 € na polni kilometer, pri čemer velja mesečni minimum 140 €, tudi če bi izračun po dejanskih kilometrih nanesel manj.
Dnevnice za službena potovanja v Sloveniji so vezane na trajanje poti:
- za potovanje, ki traja v daljših časovnih intervalih, se določijo dnevnice po uredbi z različnimi višinskimi stopnjami prilagojenimi trajanju.
Pod 6 ur dnevnica ne gre, ne glede na to, kako daleč je zaposleni potoval. To pravilo pogosto povzroči nesoglasja, ker marsikdo pričakuje sorazmerno povračilo tudi za krajše poti.
Kdaj se dnevnica zniža zaradi obroka
Dnevnica se koriguje, če je delodajalec ali naročnik zagotovil brezplačen obrok. GOV.SI navaja, da se zagotovljen zajtrk, kosilo ali večerja odšteje po deležu od celotne dnevnice, praviloma po ustaljenih odstotkih (10 % za zajtrk, 35 % za kosilo, 35 % za večerjo). Ta korekcija je pogosto spregledana pri ročnem obračunu, zlasti kadar zaposleni sam poroča o poteku poti in odstotke izpusti ali jih napačno prišteje namesto odšteje.
Pri poteh v tujino je logika podobna, le da so osnovni zneski dnevnic drugačni in vezani na državo potovanja. Podroben pregled teh zneskov in postopka preračuna najdete v vodniku po dnevnicah za tujino.
Kaj davčni nadzor preverja najprej
Davčna obravnava povračila je neobdavčena samo do uredbene meje. Preseganje 0,43 €/km ali dnevnice nad predpisanim zneskom se šteje kot dohodek iz delovnega razmerja, od katerega je treba obračunati dohodnino in prispevke. V praksi finančna uprava najprej preveri tri stvari: ali obstaja izdan in podpisan potni nalog, ali so priloženi računi za povrnjene stroške in ali se zneski kilometrine ujemajo z dejansko prevoženo razdaljo.
Kadar je pot vezana na tuja valutna območja (na primer dnevnica, izplačana v tuji valuti, ali strošek plačan s kartico v tujini), se znesek preračuna po referenčnem tečaju Evropske centralne banke ali Banke Slovenije na dan nastanka stroška. Ta tečaj je treba dokumentirati skupaj z originalnim zneskom v tuji valuti, sicer računovodstvo obračuna ne more preveriti.
Strokovni nasvet: Če zaposleni pogosto potuje v tujino, določite en referenčni vir tečaja (npr. ECB) in ga zapišite v interni pravilnik. S tem se izognete razpravam o tem, kateri tečaj velja za posamezen obračun.
Kaj mora vsebovati potni nalog za priznanje stroška
Potni nalog je temeljna računovodska listina za obračun potnih stroškov. Brez njega je povračilo po uredbi formalno neutemeljeno, ne glede na to, kako natančno so bili stroški dejansko izračunani.
Pravilno izpolnjen potni nalog vsebuje naslednje elemente:
- Podatke o zaposlenem – ime, priimek in delovno mesto osebe, ki potuje.
- Namen in cilj poti – konkreten opis (npr. »sestanek s stranko v Mariboru«, ne le »poslovna pot«).
- Datum in ura odhoda ter prihoda – to je osnova za izračun dnevnice po trajanju.
- Relacijo poti – od kod do kod, po možnosti s prevoženimi kilometri.
- Prevozno sredstvo – lastno vozilo, službeno vozilo ali javni prevoz.
- Odobritev delodajalca – podpis ali elektronska potrditev nadrejenega, praviloma pred odhodom.
- Obračun stroškov – kilometrina, dnevnica, morebitni dodatni stroški (parkirnina, cestnina, nočitev).
Za neobdavčeno povračilo dodatnih stroškov, torej vsega mimo kilometrine in dnevnice, potrebujete originalne račune. To velja za nočitve, cestninske vinjete, parkirnine na plačljivih parkiriščih in vstopnice, kadar so del uradnega programa poti (na primer sejemska vstopnica). Brez računa se tak strošek ne more šteti kot neobdavčeno povračilo, tudi če je bil dejansko plačan.
Strokovni nasvet: Fotografirajte račun takoj na kraju dogodka, ne šele ob vrnitvi. Papirni računi za parkirnine in cestnine hitro obledijo, in računovodstvo jih pogosto zavrne, ker zneska ni več mogoče razbrati.
Glede rokov, Računovodja.com priporoča, da se obračun predloži čim prej po zaključku poti, idealno v dveh delovnih dneh, medtem ko uredba za tujino postavlja skrajni rok sedem dni. Podjetja z veliko službenih poti pogosto uvedejo mesečni zbirni obračun, kar je dovoljeno, dokler so priloge urejene za vsako posamezno pot in ne le za mesec kot celoto. Podroben postopek priprave je opisan v vodniku za izdajo potnega naloga.
Prevoz na delo ali službena pot: zakaj razlika ni malenkost
Razmejitev med prevozom na delo in službeno potjo je eno najpogostejših mest za napake pri obračunu potnih stroškov, ker gre za dve popolnoma različni davčni obravnavi z enim samim skupnim imenovalcem: vozilom.
Prevoz na delo je vsakodnevna pot med stalnim bivališčem in stalnim delovnim mestom. Kilometrina zanjo znaša 0,21 €/km, z mesečnim minimumom 140 €, in se obračuna praviloma enkrat na mesec glede na dejansko število delovnih dni.
Službena pot je vsaka pot, ki ni redna pot na delovno mesto, ampak izhaja iz delovne naloge: obisk stranke, sejem, izobraževanje, sestanek na drugi lokaciji. Zanjo velja višja kilometrina, 0,43 €/km, in po potrebi dnevnica.
Merilo razmejitve ni razdalja, ampak namen in ponavljajoč se vzorec poti. Če zaposleni redno, vsak delovni dan, potuje na isto lokacijo, kjer dejansko opravlja delo, gre za prevoz na delo, četudi razdalja znaša 80 kilometrov. Če pa gre enkratno ali občasno na drugo lokacijo zaradi konkretne naloge, gre za službeno pot, četudi je razdalja le 10 kilometrov.
Napačna razmejitev ima konkretne posledice. OOZC opozarja, da mešanje teh dveh kategorij spada med najpogostejše napake v praksi. Če podjetje izplača kilometrino po 0,43 €/km za pot, ki je v resnici redni prevoz na delo, davčna uprava ta presežek prekvalificira v obdavčen dohodek, kar pomeni doplačilo dohodnine in prispevkov, pogosto z zamudnimi obrestmi.
Podobna zmeda nastane, kadar ima zaposleni več stalnih delovnih mest (na primer terenski delavec, ki dela na različnih gradbiščih). Tu je ključno, da interni pravilnik določi, katera lokacija šteje kot "stalno delovno mesto" za posameznega zaposlenega, sicer se vsaka pot spremeni v vir spora med računovodstvom in davčnim organom.
Najboljša zaščita je pisna interna politika, ki za vsako delovno mesto ali skupino zaposlenih vnaprej opredeli, kaj šteje kot prevoz na delo in kaj kot službena pot. Podrobna pravila in izračune za redni prevoz najdete v vodniku o prevozu na delo.
Kako izračunati kilometrino in dnevnico: primer korak za korakom
Izračun kilometrine je matematično enostaven, a napake se pojavijo pri izbiri pravilne stopnje in pri kombiniranju z dnevnico. Poglejmo konkretne primere.
Primer 1: enodnevna službena pot z lastnim vozilom
Zaposleni odpotuje ob 7:00 na sestanek v oddaljeno mesto in se vrne ob 16:30. Skupaj prevozi 180 km (v obe smeri).
- Trajanje poti: 9 ur in 30 minut → spada v razpon "nad 8 do 12 ur" → dnevnica 13,88 €.
- Kilometrina: 180 km × 0,43 €/km = 77,40 €.
- Skupno povračilo: 77,40 € + 13,88 € = 91,28 €, neobdavčeno, če je bil izdan potni nalog.
Primer 2: mesečni prevoz na delo
Zaposleni se vozi na delo 22 delovnih dni v mesecu, razdalja od doma do dela je 12 km v eno smer (24 km dnevno).
- Skupno prevoženih kilometrov: 24 km × 22 dni = 528 km.
- Izračun po kilometrini: 528 km × 0,21 €/km = 110,88 €.
- Ker je izračunani znesek nižji od mesečnega minimuma 140 €, se izplača 140 €, kar je zakonsko dovoljeno.
Primer 3: dnevnica z vključenim kosilom
Zaposleni je na poti 10 ur, delodajalec stranke pa mu je zagotovil kosilo.
- Osnovna dnevnica za razpon 8 do 12 ur: 13,88 €.
- Odbitek za kosilo (35 % od dnevnice za nad 12 ur, torej od 27,81 €): 9,73 €.
- Znesek za izplačilo: 13,88 € − 9,73 € = 4,15 €.
Ta zadnji primer pokaže, zakaj se toliko podjetij zmede: odstotek odbitka se računa od polne 24-urne dnevnice, ne od dnevnice za dejanski razpon trajanja, kar pri ročnem izračunu pogosto povzroči napačen (previsok) znesek izplačila.
| Element obračuna | Formula | Primer izračuna |
|---|---|---|
| Kilometrina, službena pot | km × 0,43 € | 180 km = 77,40 € |
| Kilometrina, prevoz na delo | km × 0,21 €, min. 140 €/mesec | 528 km = 110,88 € → izplača se 140 € |
| Dnevnica (8–12 ur) | fiksni znesek | 13,88 € |
| Odbitek za kosilo | 35 % od dnevnice nad 12 ur | 9,73 € |
Za obračun v tujini se dnevnica najprej določi glede na državo potovanja, nato pa se morebitni dodatni stroški (nočitev, lokalni prevoz) preračunajo po referenčnem tečaju na dan nastanka stroška, če so bili plačani v tuji valuti.
Ko je izračun narejen, računovodstvu predložite izpolnjen potni nalog, vse priložene račune in specifikacijo izračuna (kilometrina, dnevnica, morebitni odbitki). Računovodstvo nato preveri skladnost z uredbenimi mejami in šele nato izplača znesek kot neobdavčeno povračilo. Če delate z več sodelavci hkrati, je hitrejša pot samodejni izračun prek kalkulatorja kilometrine, ki napake pri ročnem seštevanju odpravi že pri vnosu podatkov.
Pogoste napake pri obračunu in kontrolni seznam pred izplačilom
Večina napak pri obračunu potnih stroškov ni posledica slabe volje, ampak preproste administrativne nedoslednosti. OOZC med najpogostejšimi napakami izpostavlja prav mešanje kategorij poti in manjkajočo dokumentacijo, kar se v praksi kaže na več konkretnih načinov.
Tipične napake vključujejo:
- Uporabo kilometrine za službeno pot (0,43 €/km) pri poti, ki je v resnici redni prevoz na delo.
- Izplačilo dnevnice za pot, krajšo od 6 ur, kar uredba ne dopušča.
- Manjkajoč ali naknadno (po poti) izdan potni nalog brez pojasnila razloga za zamudo.
- Napačen odbitek dnevnice pri zagotovljenem obroku (odštevanje od napačne osnove).
- Izostanek originalnih računov za nočitve, parkirnine ali cestnine.
- Preračun tuje valute po napačnem ali neobstoječem referenčnem tečaju.
Preden obračun potnih stroškov gre v izplačilo, je smiselno, da računovodstvo ali vodja preveri kratek kontrolni seznam:
- Je potni nalog izdan in podpisan pred (ali vsaj ob) izvedbi poti?
- Se relacija in trajanje poti ujemata z izplačano kilometrino in dnevnico?
- Je pot pravilno uvrščena kot službena pot ali kot prevoz na delo?
- Ali so priloženi vsi originalni računi za dodatne stroške?
- Je dnevnica korigirana zaradi morebitnega zagotovljenega obroka?
- Je znesek v tuji valuti preračunan po veljavnem referenčnem tečaju?
Strokovni nasvet: Napišite interni pravilnik o službenih potovanjih na eni strani: kdo odobri pot, kateri obrazec se uporablja, kateri roki veljajo za oddajo računov in kako se obravnava prevoz na delo. En dokument, ki ga vsi poznajo, prepreči več napak kot še tako natančna uredba.
Interni pravilnik naj vsebuje vsaj: opredelitev stalnega delovnega mesta za vsako skupino zaposlenih, obrazec potnega naloga, seznam sprejemljivih dokazil o stroških in rok za oddajo obračuna, usklajen s priporočilom iz vodnika po kilometrini.
Kako digitalno orodje zmanjša napake pri obračunu
Ročni obračun potnih stroškov je natančno tam, kjer se največ napak pojavi, ker zahteva usklajevanje datumov, kilometrov, odstotkov za obroke in referenčnih tečajev v enem samem Excelovem listu. Nalog je zasnovan tako, da to usklajevanje prevzame namesto vas.
Aplikacija omogoča glasovno ali samodejno beleženje poti (tudi prek povezave Bluetooth v vozilu), kar pomeni, da zaposleni ne vpisuje kilometrov ročno po spominu. Iz zabeležene poti sistem samodejno izračuna kilometrino po veljavni uredbi in glede na trajanje poti predlaga ustrezno dnevnico, vključno z odbitki za zagotovljene obroke.
Ključne funkcionalnosti za obračun potnih stroškov vključujejo:
- Samodejni izračun kilometrine (0,43 €/km ali 0,21 €/km, glede na vrsto poti) brez ročnega vnosa formul.
- Sprotno opozorilo, če bi obračun presegel neobdavčeno mejo, določeno z uredbo.
- Generiranje potnega naloga z vsemi obveznimi polji, pripravljenega za odobritev delodajalca.
- Izvoz podatkov v obliki, primerni za neposredno predložitev računovodstvu (Excel ali ZIP z vsemi prilogami).
Sistem, ki avtomatsko preverja zgornje meje neobdavčenih povračil, po naravi zmanjša tveganje ročnih napak in presežkov, ki bi se sicer morali všteti v davčno osnovo.
Za podjetje, ki šele začenja uporabljati tak sistem, je smiselno najprej vnesti stalna delovna mesta zaposlenih (za pravilno razmejitev prevoza na delo), nato nastaviti odobritelje potnih nalogov in šele nato začeti s beleženjem prvih poti. Izpisi, ki jih računovodstvo najpogosteje potrebuje, so mesečni zbirni obračun kilometrine, seznam odobrenih potnih nalogov s prilogami in pregled izplačanih dnevnic po zaposlenih.
Kaj resnično šteje pri obračunu potnih stroškov
Največja napaka pri obračunu potnih stroškov ni v napačnem izračunu kilometrine, ampak v tem, da podjetja pravila obravnavajo kot enkratno nastavitev, ne kot stalen proces. Uredba se ne spreminja pogosto, a interna praksa se s časom zrahlja: potni nalogi se izdajajo za nazaj, obroki se pozabijo odšteti, razmejitev med prevozom na delo in službeno potjo pa postane odvisna od tega, kdo obračun pripravlja tisti mesec.
Konvencionalni nasveti se preveč osredotočajo na same zneske, 0,43 € tu, 27,81 € tam, in premalo na disciplino dokumentiranja. Zneske si zapomni vsak v petih minutah. Težava je v tem, da se pravilen znesek brez potnega naloga in računa davčno ne šteje kot neobdavčeno povračilo, ne glede na to, kako natančno je bil izračunan.
Če želite prioriteto za naslednji mesec, ne začnite pri kilometrini. Začnite pri vprašanju, ali ima vaše podjetje jasno, pisno pravilo, kdo izda potni nalog in kdaj. Vse drugo, izračuni, odbitki, tečaji, je le aritmetika, ki jo lahko prevzame sistem namesto vas.
Poenostavite obračun potnih stroškov z eno aplikacijo
Ročno usklajevanje potnih nalogov, kilometrine in dnevnic v Excelu ima eno slabost, ki je ni mogoče odpraviti z več pazljivosti: vsak nov zaposleni, vsaka nova pot in vsak nov obrok pri kosilu podaljša seznam stvari, ki jih je treba preveriti ročno. Nalog to breme prestavi na sistem, ki uredbene meje pozna vnaprej in jih uporabi samodejno, namesto da bi jih računovodstvo preverjalo za nazaj.
Prijava traja tri korake: nastavite stalna delovna mesta zaposlenih, določite odobritelje potnih nalogov in začnete beležiti poti, glasovno ali samodejno prek vozila. Aplikacija nato sama pripravi potni nalog, izračuna kilometrino in dnevnico po veljavni uredbi ter pripravljene podatke izvozi v obliki, ki jo računovodstvo lahko takoj uporabi. Za podjetja z več terenskimi ekipami je na voljo tudi prilagojena rešitev za spremljanje voženj na terenu, za samostojne podjetnike pa poseben modul brez odvečnih funkcij.
Če želite videti, kako izgleda celoten obračun v praksi, si oglejte program za obračun potnih nalogov in preverite, kateri paket ustreza velikosti vašega podjetja.
Pogosta vprašanja o obračunu potnih stroškov
Kolikšna je kilometrina za službeno pot v letu 2026?
Neobdavčena kilometrina za službeno potovanje z lastnim vozilom znaša 0,43 €/km, kot določa uredba. Za prevoz na delo velja nižja stopnja, 0,21 €/km, z mesečnim minimumom 140 €.
Ali je potni nalog obvezen za vsako službeno pot?
Da. Potni nalog je edini dokument, ki upravičuje neobdavčeno povračilo kilometrine in dnevnice. Brez odobrenega potnega naloga davčna uprava povračilo obravnava kot obdavčen dohodek, ne glede na to, ali je pot dejansko bila opravljena.
Kaj se zgodi, če zaposleni prekorači neobdavčeno kilometrino ali dnevnico?
Presežek nad uredbeno mejo se všteva v davčno osnovo za dohodnino in prispevke za socialno varnost. Podjetje mora presežek obravnavati kot del plače, ne kot povračilo stroška.
Kako se obračuna dnevnica, če je delodajalec zagotovil obrok?
Dnevnica se zniža za ustrezen odstotek glede na vrsto obroka (zajtrk, kosilo, večerja), odbitek pa se vedno računa od dnevnice za polni 24-urni razpon, ne od dnevnice za dejansko trajanje poti.
Kdaj gre za prevoz na delo in kdaj za službeno pot?
Prevoz na delo je redna, ponavljajoča se pot med domom in stalnim delovnim mestom. Službena pot je vsaka pot, ki izhaja iz konkretne delovne naloge in ni del rednega vzorca poti na delo, na primer sestanek pri stranki ali izobraževanje.
Kako pogosto je treba oddati obračun potnih stroškov?
Priporočen rok za predložitev obračuna je čim prej po zaključku poti, idealno v dveh delovnih dneh. Mesečni zbirni obračun je dovoljen, če so priložena vsa dokazila za posamezne poti znotraj meseca.
Viri
- Gov
- Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (PISRS)
- Dnevnice in potni stroški v gospodarstvu v Sloveniji in tujini 2026 | OOZC
- Kilometrina 2026 | Računovodja.com