Delodajalec mora voditi evidenco izrabe delovnega časa, v njej pa morajo biti vsaj čas prihoda in odhoda, vrste opravljenih ur ter podatek o hrambi na sedežu ali kraju dela. Evidenca mora biti vedno dostopna za vpogled, delavca pa je treba o njej mesečno obvestiti. Za neskladja so predvidene globe, pri ponovljenih kršitvah pa lahko sledi obvezno elektronsko vodenje evidenc.
Na kratko:
- Evidenca mora vsebovati podatke o opravljenem času, prihodu, odhodu, posebnih pogojih in nadurah, pri čemer je pomembno redno in preverljivo beleženje.
- Obveznost vodenja evidenc velja za vse delodajalce z zaposlenimi, razen za poslovodje in osebe brez nadzora nad delovnim časom.
- Evidence se mora hraniti na sedežu podjetja ali na kraju dela, delavec pa ima pravico do mesečnega vpogleda in obveščenosti.
- Pomembno je, da so podatki v evidenci popolni, preverljivi in da vključujejo zapis sprememb, kar povečuje verodostojnost v primeru sporov ali inšpekcij.
- Za kršitve grozijo globe do 20.000 evrov za pravne osebe, obvezno elektronsko vodenje pa velja dve leti po pravnomočni kazni.
Kazalo
- Kaj določa zakon: ključni členi in novosti 2026
- Katere podatke mora evidenca vsebovati in kako jih zabeležiti
- Kdo mora voditi evidenco: obseg in izjeme
- Hramba evidence in pravica delavca do vpogleda
- Kdaj postane elektronsko vodenje obvezno in kakšne so sankcije
- Korak po korak: kako uvesti evidenco v podjetju
- Praktični nasveti za verodostojnost in dokazno moč evidence
- Kaj kadroviki pri uvedbah najpogosteje spregledajo
- Kako vam Nalog.si pomaga pri uvedbi evidence delovnega časa
- Pogosta vprašanja
- Viri
Kaj določa zakon: ključni členi in novosti 2026
Temelj za vodenje evidence je Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, natančneje njegov 18. in 19. člen. Osemnajsti člen določa, katere podatke mora evidenca vsebovati: število ur, čas prihoda in odhoda, ure, opravljene v posebnih pogojih, nadure in tekoči seštevek opravljenih ur. Nekatere postavke je mogoče vpisovati mesečno, kar zakon izrecno dopušča za posamezne vrste podatkov.
Devetnajsti člen ureja obveznosti, povezane z začetkom in prenehanjem vodenja evidence, hrambo ter pravico delavca do vpogleda. Evidenca mora biti dostopna na sedežu podjetja ali na kraju, kjer se delo dejansko opravlja, ne pa zgolj pri zunanjem računovodskem servisu.
Spomladi 2025 je zakonodaja dobila pomembno dopolnitev. Ministrstvo je objavilo, da je ZEPDSV-B sprejet 28. marca 2025 in velja od 23. aprila 2025, pri čemer prinaša jasnejšo opredelitev delovnih razmerij, administrativno razbremenitev pri nekaterih vnosih in natančnejšo določitev kraja hrambe evidence, Gov. Novela ne spreminja temeljnega nabora obveznih podatkov, ampak olajša administrativno plat, predvsem pri ponavljajočih se vnosih in pri opredelitvi, kdaj zadošča mesečni vpis posameznih postavk.
Za kadrovike to pomeni dvoje: pravna podlaga ostaja enaka kot doslej, a izvedba je lahko preprostejša, če je sistem evidence zasnovan tako, da podatke o rednih urah vodi sproti, redkeje ponavljajoče se postavke pa agregira na mesečni ravni. Kdor evidenco šele vzpostavlja, naj izhodišče postavi na 18. in 19. člen, nadgradnje iz 2025 pa vgradi kot olajšave, ne kot novo obveznost.
Katere podatke mora evidenca vsebovati in kako jih zabeležiti
Evidenca ni samo seznam prihodov in odhodov. Zakon našteva konkreten nabor podatkov, ki morajo biti razvidni za vsakega delavca:
- Število ur, ki jih je delavec opravil v posameznem dnevu.
- Čas prihoda na delo in čas odhoda z dela.
- Ure, opravljene v posebnih pogojih dela (na primer nočno delo ali izmensko delo).
- Nadure in njihovo število za obračunsko obdobje.
- Tekoči seštevek opravljenih ur, iz katerega je razvidno stanje za mesec ali drugo referenčno obdobje.
Zakon ZEPDSV dopušča, da se nekatere postavke, denimo izmene v posebnih pogojih ali določene vrste odsotnosti, vpisujejo mesečno namesto dnevno. To pomeni manj administracije pri rednih, ponavljajočih se vzorcih dela, hkrati pa zahteva, da sistem ob mesečnem zaključku pravilno agregira podatke za vsakega zaposlenega posebej.
V praksi to pomeni, denimo, da delavec, ki dela po stalnem urniku od ponedeljka do petka, lahko ima prihod in odhod zabeležena dnevno, medtem ko se izredne okoliščine, kot je nadomestno delo ali kombinacija dopusta in bolniške, vpišejo kot zbirni mesečni podatek. Pri delavcih na terenu ali v izmenah je dnevni vnos časa prihoda in odhoda praktično nujen, ker se ure med dnevi razlikujejo in mesečni seštevek brez dnevne osnove ne bi bil preverljiv.
Ne glede na obliko evidence velja isto pravilo: podatki morajo biti taki, da jih je mogoče preveriti za nazaj, brez poznejšega urejanja brez sledi.
Kdo mora voditi evidenco: obseg in izjeme
Obveznost vodenja evidence velja za vsakega delodajalca, ki ima zaposlene delavce, ne glede na velikost podjetja ali panogo. Pojem delavca po zakonu zajema vse osebe v delovnem razmerju, torej tudi tiste na skrajšanem delovnem času, pogodbah za določen čas ali delu na domu.
Samostojni podjetnik, ki dela sam in nima zaposlenih, evidence za lastno delo po tej zakonodaji ne vodi v enakem obsegu kot delodajalec z zaposlenimi. Takoj ko samostojni podjetnik zaposli vsaj enega delavca, pa zanj velja enaka obveznost kot za vsako drugo pravno osebo.
Izjema so poslovodje in poslovodne osebe, torej tisti, ki vodijo poslovanje družbe in niso v klasičnem delovnem razmerju v smislu nadzora nad delovnim časom. Za to kategorijo zakon ne predpisuje enake podrobne evidence kot za zaposlene delavce, ker njihov položaj v organizaciji dela odstopa od običajnega razmerja podrejenosti.
Hramba evidence in pravica delavca do vpogleda
Evidenca mora biti hranjena na sedežu delodajalca ali na kraju, kjer se delo dejansko opravlja, ne izključno pri zunanjem računovodskem servisu. To je pogosta napaka v praksi: podjetje prenese vso dokumentacijo na računovodstvo in nima lastnega, takoj dostopnega izvoda.
Delavec ima pravico do mesečnega pisnega obveščanja o podatkih iz evidence za pretekli mesec, in sicer do konca plačilnega dne. Po razlagi ministrstva ta obveznost velja kot izpolnjena tudi, če ima delavec neposreden elektronski dostop do svojih podatkov, kot izhaja iz pojasnil. Druga pogosta napaka je, da zaposleni nikoli ne vidijo svojih podatkov, dokler ne pride do spora, kar oteži dokazovanje na obeh straneh.
Kdaj postane elektronsko vodenje obvezno in kakšne so sankcije
Obvezno elektronsko vodenje evidenc ni privzeto pravilo za vse delodajalce, ampak posledica predhodne kršitve. Ko je delodajalec pravnomočno kaznovan zaradi neustreznega vodenja evidenc, mu zakon naloži, da naslednji dve leti evidenco vodi izključno elektronsko, kot pojasnjuje Inšpektorat za delo.
Višina glob je razdeljena po tipu kršitelja: pravna oseba lahko plača globo od 3.000 do 20.000 evrov, odgovorna oseba znotraj organizacije pa od 300 do 2.000 evrov. To ni zanemarljiv znesek, zlasti za manjša podjetja, kjer taka kazen pomeni občuten strošek.
Inšpektorat je v nadzorih do julija 2024 zabeležil 486 kršitev vodenja evidenc, kar potrjujejo podatki ministrstva. Številka kaže, da neskladja niso izjema, ampak razmeroma pogost vzorec, predvsem tam, kjer se evidence še vodijo ročno ali nedosledno.
Korak po korak: kako uvesti evidenco v podjetju
Uvedba evidence delovnega časa je projekt, ki ga je smiselno razdeliti na pet faz, ne glede na velikost ekipe.
- Ocenite trenutno stanje. Preverite, kako je zaposleni čas trenutno zabeležen, kje so vrzeli glede na 18. in 19. člen in kateri podatki manjkajo.
- Izberite rešitev po merljivih kriterijih. Sistem naj zagotavlja sledljivost sprememb s časovnim žigom, varen elektronski vpogled za delavce in enostaven izvoz podatkov za obračun plač.
- Vzpostavite interna pravila. Določite, kdo vnaša podatke, kdo jih potrjuje, kako se popravljajo napake in kje se hranijo dokazila o obveščanju delavcev.
- Izvedite pilotni zagon. Testirajte sistem na eni ekipi ali oddelku, usposobite zaposlene za vnos in preverite, ali evidenca ustreza zahtevam 18. in 19. člena.
- Pripravite dokumentacijo za morebitni nadzor. Zberite interne politike, dokazila o mesečnem obveščanju in zapise o vseh spremembah podatkov z razlogi in časom vnosa.
Strokovni nasvet: preden sistem razširite na celotno podjetje, preverite izvoz podatkov za vsaj en celoten obračunski mesec, saj se napake v agregiranju ur najpogosteje pokažejo šele pri zaključku meseca.
Pri izbiri rešitve je smiselno pogledati tudi, kako se evidenca povezuje z drugimi procesi, na primer z obračunom potnih stroškov in kilometrine, kjer podroben pregled pravil za 2026 pomaga razumeti širšo administrativno sliko. Podjetja, ki želijo del uvedbe prepustiti zunanjim izvajalcem, lahko za napredno povezovanje elektronskih evidenc z računovodskimi sistemi preverijo tudi storitve avtomatizacije, kadar gre za zahtevnejše integracije med več orodji.
Praktični nasveti za verodostojnost in dokazno moč evidence
Evidenca, ki jo je mogoče brez sledi popraviti za nazaj, v morebitnem sporu ali inšpekcijskem nadzoru ne šteje veliko. Elektronska potrditev delavca, čeprav ni v vsakem primeru zakonsko obvezna, občutno poveča verodostojnost zapisa, saj dokazuje, da se je zaposleni s podatki strinjal.
Za elektronske evidence zakon zahteva, da vsaka naknadna sprememba vsebuje razlog in čas vpisa, kot določajo pojasnila GOV.SI. To pomeni, da sistem potrebuje zapis sprememb, ne zgolj končnega stanja, torej nekaj podobnega revizijski sledi, ki jo pregledovalec lahko kadarkoli preveri.
Pri prehodu iz ročnih v elektronske evidence je smiselno starejše, papirne zapise ohraniti kot kopije in jih povezati z novim sistemom, ne pa jih zavreči. Ročno vodene evidence pogosto ne vključujejo potrditve zaposlenega in otežujejo dokazovanje za nazaj, zato velja prehodno obdobje dokumentirati posebej skrbno.
Kaj kadroviki pri uvedbah najpogosteje spregledajo
Pri uvedbah evidenc se ista napaka ponavlja: podjetja uredijo tehnično stran, a pozabijo na mesečno obveščanje delavcev, kar je samostojna zakonska obveznost. Druga pogosta težava je hramba izključno pri zunanjem računovodstvu, brez lastnega dostopa na sedežu.
Dobro zastavljena evidenca prihrani čas pri obračunu plač in zmanjša tveganje za globe, ki pri pravnih osebah segajo tudi do 20.000 evrov. Največja korist pa je dolgoročna: manj spornih ur in jasnejša slika dejanskega delovnega časa za vsakega zaposlenega.
— Rok
Kako vam Nalog.si pomaga pri uvedbi evidence delovnega časa
Ko evidenco delovnega časa vzpostavljate od začetka, večino dela lahko opravite z rešitvijo, ki omogoča samodejno beleženje ur, prihodov in odhodov, brez ročnega izpolnjevanja obrazcev.
- Glasovni vnos omogoča, da zaposleni ure in poti zabeležijo v enem stavku, brez vnašanja v preglednice.
- Podatke pripravimo za izvoz v obliki, ki jo računovodski servis takoj uporabi za obračun plač in nadur.
- Sledljivost sprememb in elektronski vpogled delavca pomagata izpolniti zahteve glede obveščanja in dokazne moči evidence.
Rešitev Evidenca je na voljo za 6,50 € na sedež na mesec, module za terensko delo in napredno vodenje pa najdete na strani s rešitvami Evidenca ali v celotnem ceniku, kjer preverite, kateri paket ustreza velikosti vaše ekipe.
Pogosta vprašanja
Kaj mora vsebovati evidenca delovnega časa po zakonu?
Evidenca mora vsebovati vsaj število opravljenih ur, čas prihoda in odhoda, ure v posebnih pogojih dela, nadure in tekoči seštevek ur, kot določa 18. člen ZEPDSV. Nekatere postavke je mogoče vpisovati mesečno namesto dnevno.
Kje mora delodajalec hraniti evidenco delovnega časa?
Evidenca mora biti dostopna na sedežu delodajalca ali na kraju, kjer se delo dejansko opravlja, ne izključno pri zunanjem računovodskem servisu. Delavec mora imeti možnost vpogleda, delodajalec pa ga o podatkih mesečno pisno obvešča.
Kdaj mora delodajalec voditi evidenco izključno elektronsko?
Obveznost elektronskega vodenja nastopi, ko je delodajalec pravnomočno kaznovan zaradi kršitve pravil o vodenju evidenc, in velja naslednji dve leti, kot pojasnjuje Inšpektorat za delo.
Kakšne globe grozijo za neustrezno vodenje evidence?
Pravna oseba lahko za kršitev plača globo od 3.000 do 20.000 evrov, odgovorna oseba znotraj podjetja pa od 300 do 2.000 evrov, po podatkih Inšpektorata za delo. Pri ponovljenih kršitvah sledi tudi obveznost elektronskega vodenja evidenc.
Ali mora samostojni podjetnik voditi evidenco delovnega časa?
Samostojni podjetnik, ki dela sam in nima zaposlenih, te obveznosti nima v enakem obsegu kot delodajalec z zaposlenimi. Takoj ko zaposli vsaj enega delavca, zanj veljajo enake zahteve kot za vsako drugo podjetje.