Delodajalec mora voditi dnevno evidenco izrabe delovnega časa in delavcem omogočiti vpogled vanjo. To ni priporočilo, ampak zakonska obveznost po Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti, natančneje po 18. in 19. členu ZEPDSV. Konkretne spremembe je prinesla novela ZEPDSV-B, sprejeta 28. marca 2025 in veljavna od 23. aprila 2025, ki je razjasnila kraj hrambe evidenc in prinesla administrativne olajšave.
Za vas kot delodajalca ali kadrovskega strokovnjaka to pomeni tri stvari:
- Evidenco vodite dnevno, razen v izjemah, kjer zadostuje mesečni vpis.
- Delavcu omogočite vpogled v podatke o njegovem delovnem času, pisno ali elektronsko.
- Dokumente hranite kot listine trajne vrednosti, na sedežu ali v kraju opravljanja dela.
Če teh treh točk še nimate urejenih, je prvi korak preveriti obstoječe dnevne vpise in razmisliti o elektronski rešitvi, ki samodejno zajame podatke, namesto da jih kadrovska služba prepisuje iz papirnih listov.
Ključne ugotovitve
Skladno vodenje evidence delovnega časa zahteva dnevne vpise, dostopno hrambo in elektronski vpogled delavcev, kar zakon ZEPDSV po noveli ZEPDSV-B natančno določa.
| Točka | Podrobnosti |
|---|---|
| Pravna podlaga | 18. in 19. člen ZEPDSV določata obvezne podatke evidence in pravico delavca do vpogleda. |
| Novela ZEPDSV-B | Velja od 23. aprila 2025 in razjasnjuje kraj hrambe ter administrativno razbremenitev delodajalcev. |
| Dnevni minimum | Vsak dan vpišite prihod, odhod, odmor, nadure in razlog za morebitno odsotnost. |
| Tveganje pri preglednicah | Excel omogoča naknadno urejanje brez sledi, kar inšpekcija pogosto oceni kot nezanesljivo. |
| Elektronska rešitev | Nalog samodejno zajema ure in vožnje ter zaposlenim omogoča elektronski vpogled v podatke. |
Kazalo
- Kaj zakon zahteva: 18. in 19. člen ZEPDSV in novosti ZEPDSV-B
- Kdo mora biti vpisan v evidenco in kje so izjeme
- Kateri podatki so obvezni: dnevni minimum in primer pravilnega vnosa
- Kje hraniti evidenco in kakšne pravice ima delavec do vpogleda
- Papir, preglednice ali elektronska rešitev: kaj dejansko deluje
- Kazni za nepravilno vodenje in priprava na inšpekcijo
- 30/60/90-dnevni načrt za uvedbo skladne evidence
- Kako Nalog.si pokrije zahteve ZEPDSV v praksi
- Kaj je pri tej temi precenjeno, kaj podcenjeno
- Poenostavite vodenje evidence z aplikacijo Nalog
- Viri
Kaj zakon zahteva: 18. in 19. člen ZEPDSV in novosti ZEPDSV-B
- člen ZEPDSV določa, kaj mora evidenca vsebovati: začetek in konec izrabe delovnega časa, odmore, nadure in druge okoliščine, ki vplivajo na obračun plače. 19. člen pa ureja obveznost hrambe in dostop delavca do teh podatkov. Zakon obvezne vsebine evidence in pravico delavca do vpogleda postavlja kot temelj, na katerem stojijo vse ostale obveznosti delodajalca.
Novela ZEPDSV-B ni spremenila samega bistva zakona, temveč ga je naredila bolj izvedljivega v praksi. Prinesla je tri ključne premike:
- Jasnejšo razmejitev, za katera delovna razmerja je treba voditi evidenco in kje se ta razlikuje od splošne evidence prisotnosti.
- Administrativno razbremenitev delodajalcev pri določenih vrstah dela, kjer dnevni vpis ni smiseln ali izvedljiv.
- Natančno določitev kraja hrambe evidence, kar odpravlja dvome, ali morajo podatki fizično ostati na sedežu podjetja.
Te spremembe je vlada pojasnila v uradnem obvestilu, ki velja kot glavno vodilo za razlago novele.
Mesečni vpis je dovolj v ozko določenih primerih, denimo pri nekaterih oblikah dela na domu, kjer delodajalec nima neposrednega vpogleda v urnik, ali pri poslovodnih osebah, ki same razporejajo svoj delovni čas. Za večino zaposlenih, ki delajo po vnaprej določenem urniku, ostaja dnevni vpis obvezen standard. Strokovni komentarji, denimo pregled portala Računovodja, opozarjajo, da delodajalci pogosto zamenjajo izjemo za pravilo in s tem tvegajo neskladnost.
Pri razlagi, kaj sploh šteje za delovni čas, si lahko pomagate z opredelitvami iz Zakona o delovnih razmerjih, ki določa, kaj je efektivni delovni čas in kako se od njega razlikujejo odmori.
Kdo mora biti vpisan v evidenco in kje so izjeme
Obveznost vodenja evidence velja za širok krog oseb, ne le za redno zaposlene s polnim delovnim časom. V praksi to pomeni, da morate zajeti:
- vse zaposlene, ne glede na obliko pogodbe (za določen ali nedoločen čas, s krajšim delovnim časom),
- dijake in študente pri občasnem ali začasnem delu,
- sezonske delavce, tudi če delajo le nekaj tednov na leto,
- delavce na terenu in tiste, ki delajo od doma, čeprav se način zajema podatkov razlikuje.
Izjema so poslovodne osebe, ki si delovni čas organizirajo samostojno in zanje pogosto zadošča poenostavljena oblika evidence. Pri delu od doma in terenskem delu se dnevni vpis pogosto izvaja prek elektronskih orodij, ker fizično nadzorovanje prihoda in odhoda ni mogoče.
Strokovni nasvet: V internem aktu (pravilniku o delovnem času) jasno opredelite kategorije zaposlenih in način vpisa zanje. To vam pri morebitni inšpekciji prihrani ogromno časa, ker ne dokazujete izjem od primera do primera.
Kateri podatki so obvezni: dnevni minimum in primer pravilnega vnosa
Evidenca delovnega časa ni le seznam prihodov in odhodov. Zakon zahteva nabor podatkov, ki skupaj omogočajo pravilen obračun plače in dokazujejo skladnost s predpisi o delovnem času. Za vsak dan morate zajeti:
- datum in identifikacijo delavca,
- točen čas prihoda in odhoda na delo,
- trajanje in čas odmora med delovnim časom,
- morebitne nadure, ločeno od rednega delovnega časa,
- posebne pogoje dela, kot je nočno, izmensko ali praznično delo,
- razlog za odsotnost, če je delavec ta dan izostal (dopust, bolniška, izredni dopust).
Mesečno se lahko vodijo zbirni podatki za obračun (na primer skupno število ur nadurnega dela), vendar to ne nadomesti dnevnega vpisa osnovnih ur. Mesečno vodenje je smiselno predvsem kot dopolnilo, ne kot nadomestilo.
Primer pravilnega dnevnega vnosa za enega delavca bi vseboval: datum, prihod ob 7:58, odhod ob 16:04, odmor od 12:00 do 12:30, brez nadur, brez posebnih pogojev. Preprost, a popoln nabor podatkov, ki ga inšpektor lahko preveri v nekaj sekundah.
Strokovni nasvet: Če pri obračunu potnih stroškov uporabljate ločeno evidenco voženj, poskrbite, da se časovni žigi ujemajo z evidenco delovnega časa. Neskladje med tema dvema viroma je pri inšpekcijah pogost razlog za dodatna vprašanja.
Kje hraniti evidenco in kakšne pravice ima delavec do vpogleda
Zakon določa, da se evidenca hrani na sedežu delodajalca ali v kraju, kjer se delo dejansko opravlja. Pri podjetjih z več lokacijami ali terenskimi ekipami to pomeni, da mora biti dokumentacija dosegljiva tam, kjer nastaja, ne le v centralni pisarni.
- Delodajalec mora delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence za pretekli mesec do konca plačilnega dne; neposreden elektronski dostop do teh podatkov šteje kot izpolnitev te obveznosti, kar potrjuje povzetek določb ZEPDSV.
- Dokumenti se hranijo kot listine trajne vrednosti, kar pomeni, da jih ne smete uničiti po poteku poljubnega roka, temveč jih hranite ves čas obstoja podjetja.
- Na zahtevo inšpekcije za delo morate evidenco predložiti v razumnem času, zato je smiselno imeti gradivo vedno pripravljeno za izvoz.
Elektronski dostop je v praksi najpreprostejši način izpolnjevanja obveznosti obveščanja. Namesto da vsak mesec ročno pošiljate izpiske, delavcu omogočite prijavo v sistem, kjer vidi svoje ure sproti. To zmanjša administrativno breme in hkrati zniža tveganje, da bi kdo pozabil na mesečno obvestilo.
Papir, preglednice ali elektronska rešitev: kaj dejansko deluje
Način vodenja evidence ni le tehnično vprašanje, ampak vpliva na to, kako verodostojna bo evidenca v očeh inšpekcije. Papirne evidence so še vedno zakonsko dopustne, a v praksi primerne le za zelo majhna podjetja z enim ali dvema zaposlenima, kjer je nadzor enostaven. Težava nastane, ko listi izginejo, se popravljajo brez sledi ali preprosto niso izpolnjeni redno.
Excel preglednice so korak naprej, a prinašajo svoje pasti. Datotek ni mogoče enostavno zaščititi pred naknadnim urejanjem, časovni žigi se pogosto vnašajo ročno in torej niso zanesljivi, revizijska sled pa praktično ne obstaja. Če že uporabljate preglednice, jih vsaj zaklenite z geslom, omejite urejanje na eno osebo in redno shranjujte kopije z datumom.
Elektronske rešitve rešujejo prav te težave. Podatki se zajemajo v trenutku, ko se delo ali vožnja dejansko zgodi, kar zmanjša vnose "iz spomina", ki jih inšpektorji pogosto izločijo kot nezanesljive. Prehod na avtomatizirano zajemanje podatkov izboljša njihovo integriteto, ker odpravi časovni zamik med dogodkom in vpisom, kar je dokumentiral pregled praktičnih učinkov avtomatizacije.
Pri izbiri elektronske rešitve preverite tri stvari:
- ali sistem samodejno zapisuje časovne žige brez možnosti naknadnega urejanja,
- ali omogoča izvoz podatkov za obračun plač in inšpekcijske zahteve,
- ali delavcu omogoča neposreden vpogled v svoje podatke, kar zakon eksplicitno zahteva.
Strokovni nasvet: Ne izbirajte rešitve samo zaradi cene. Preverite, ali generira poročila v obliki, ki jo vaš računovodski servis lahko neposredno uvozi v obračun plač. To vam prihrani ure ročnega usklajevanja vsak mesec.
Kazni za nepravilno vodenje in priprava na inšpekcijo
Nepravilno ali nepopolno vodenje evidence delovnega časa je eden od pogostejših razlogov za sankcije inšpekcije za delo. Globe se gibljejo od nižjih zneskov za manjše kršitve do zneskov, ki lahko presežejo deset tisoč evrov pri hujših ali ponavljajočih se kršitvah, odvisno od velikosti delodajalca in narave kršitve.
Najpogostejše napake, ki privedejo do sankcij:
- manjkajoči dnevni vpisi za posamezne delavce ali obdobja,
- delavcem ni omogočen dejanski vpogled v njihove podatke,
- evidenca se hrani na napačnem mestu ali ni dosegljiva na zahtevo,
- podatki o nadurah in posebnih pogojih dela niso ločeno razvidni.
Pred morebitno inšpekcijo si vzemite čas za interni pregled. Preverite, ali imate za zadnjih šest mesecev popolne dnevne vpise za vse zaposlene, ali obstaja dokazilo o mesečnem obveščanju delavcev in ali je dostop do evidence mogoč v nekaj minutah, ne dneh. Podroben pregled morebitnih glob in primerov iz prakse najdete v vodiču o evidenci delovnega časa in ZEPDSV.
30/60/90-dnevni načrt za uvedbo skladne evidence
Preskok od neskladnega k skladnemu sistemu ni nekaj, kar se zgodi čez noč, a z jasnim časovnim okvirom je izvedljiv brez večjih pretresov v podjetju.
- Dnevi 1 do 30: pregled stanja. Preverite, kako trenutno vodite evidenco, kje so vrzeli (manjkajoči vpisi, neustrezna hramba) in kdo v podjetju je odgovoren za popravke.
- Dnevi 31 do 60: izbira in pilotiranje metode. Odločite se med nadaljevanjem ročnega sistema z popravki ali prehodom na elektronsko rešitev. Pilotirajte izbrano metodo na eni ekipi ali oddelku.
- Dnevi 61 do 90: poln zagon in prva revizija. Razširite rešitev na celotno podjetje, izobrazite zaposlene o dostopu do svojih podatkov in izvedite prvo notranjo revizijo vpisov.
Vsaki fazi dodelite odgovorno osebo, po navadi vodjo kadrovske službe ali direktorja pri manjših podjetjih. Po devetdesetih dneh bi morali imeti popolne dnevne vpise, delujočo politiko obveščanja delavcev in dokumentacijo, pripravljeno za morebitno inšpekcijo.
Strokovni nasvet: Politiko vpogleda delavcev zapišite pisno, tudi če je dostop elektronski. En stavek v pogodbi o zaposlitvi ali internem aktu, ki pojasni, kje in kako delavec dostopa do svojih podatkov, prepreči nesoglasja kasneje.
Kako Nalog.si pokrije zahteve ZEPDSV v praksi
Ročno usklajevanje dnevnih vpisov, kilometrine in dnevnic je natanko tam, kjer se pojavi večina napak, ki jih inšpekcija najlažje odkrije. Nalog.si to rešuje z samodejnim beleženjem ur in voženj prek glasovnega vnosa ali povezave Bluetooth, brez ročnega prepisovanja iz spomina.
Sistem sproti izračuna kilometrino in dnevnice po veljavnih predpisih, kar odpravi ločeno računanje v preglednicah. Zaposleni imajo elektronski vpogled v svoje podatke, kar neposredno izpolnjuje zahtevo po obveščanju iz uradnega pojasnila ZEPDSV. Poročila, ki jih sistem generira, so pripravljena tako za obračun plač kot za morebitno inšpekcijsko preverjanje.
Glavne prednosti za podjetja z več zaposlenimi:
- samodejno beleženje ur in voženj brez ročnega vnosa,
- takojšen izračun kilometrine in dnevnic,
- elektronski dostop zaposlenih do lastnih podatkov,
- izvoz podatkov v Excel ali ZIP za računovodstvo in revizijo.
Rešitev je smiselna, ko podjetje raste čez pet do deset zaposlenih in ročno usklajevanje evidenc začne jemati več ur na teden, kot bi jih porabili za sam pilot elektronske rešitve. Podrobnejši opis funkcionalnosti in modulov najdete na strani aplikacije za evidenco delovnega časa.
Strokovni nasvet: Preden uvedete elektronsko rešitev v celotnem podjetju, jo preizkusite na eni ekipi vsaj dva tedna. Tako odkrijete morebitne posebnosti (izmensko delo, terensko delo) še preden postanejo sistemska napaka.
Kaj je pri tej temi precenjeno, kaj podcenjeno
Precenjen je strah pred kompleksnostjo zakonodaje. ZEPDSV in ZEPDSV-B nista posebej zapleteni, ko ju razdelite na tri vprašanja: kdo vodi evidenco, kaj mora vsebovati in kje se hrani. Podjetja, ki se izgubijo, po navadi zapletajo tam, kjer zakon ponuja jasen odgovor.
Podcenjeno je tveganje, ki ga nosi Excel. Preglednica deluje, dokler nekdo ne popravi celice brez sledi ali pozabi na vnos za en dan. Takrat evidenca ni le nepopolna, ampak postane neverodostojna kot celota, kar je pri inšpekciji slabše kot manjkajoč posamezen vpis.
Moja glavna priporočilo delodajalcem: ne rešujte skladnosti kot enkratni projekt pred inšpekcijo, ampak kot stalen proces. Sistem, ki zajema podatke sproti, ni le zakonska obveznost, ampak tudi vir podatkov za analizo delovnega časa, ki jo lahko uporabite pri odločitvah o kadrovanju in razporejanju dela.
— Rok
Poenostavite vodenje evidence z aplikacijo Nalog
Nalog je alternativa ročnemu prepisovanju ur, dnevnic in kilometrine v preglednice, s katero prihranite ure administracije vsak mesec. Namesto da kadrovska služba vsak konec meseca lovi manjkajoče podpise in pozabljene vnose, sistem zajame podatke sproti, jih samodejno pretvori v obračun in jih arhivira kot dokazilo za morebitno inšpekcijo.
Za podjetja z terenskimi ekipami je posebej uporabno samodejno beleženje voženj s kilometrino, ki odpravi ločeno vodenje poti in ur. Za samostojne podjetnike, ki vodijo evidenco sami zase, obstaja prilagojena rešitev za s.p., ki poenostavi enak proces brez nepotrebnih modulov za ekipe.
Če trenutno vodite evidenco v preglednicah in opažate, da vam vzame preveč časa vsak mesec, je naslednji korak preprost: preverite aplikacijo za evidenco delovnega časa in ugotovite, ali se prilega vašemu podjetju že v prvem tednu uporabe.
Viri
Za natančno besedilo zakona preverite Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti na PISRS, ki vsebuje polno besedilo 18. in 19. člena. Za razlago novosti po noveli si oglejte uradno obvestilo vlade o ZEPDSV-B, ki pojasni razmejitev obveznosti in kraj hrambe.
Praktične primere odločitev, kdaj zadostuje mesečni vpis, najdete v strokovnem vodiču portala Računovodja. Za pregled možnih glob in pogostih napak delodajalcev je uporaben tudi vodič o evidenci delovnega časa in ZEPDSV.
This article is general information, not a substitute for advice from a qualified lawyer. Consult a qualified legal professional about your own circumstances before acting on anything here.
- Gov
- Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) (PISRS)
- Uradni list (povzetek določb ZEPDSV in pojasnila)