Pri izračunu dnevnic v realnem času aplikacija ves čas službene poti meri, koliko časa ste odsotni, in sproti pokaže, do katere dnevnice ste upravičeni. Ko prestopite prag 6, 8 ali 12 ur, se znesek spremeni sam. Za domače poti v letu 2026 so neobdavčene meje 9,69 €, 13,88 € in 27,81 €. Ob vrnitvi je obračun tako že narejen in vam ni treba ničesar seštevati za nazaj. Spodaj so pravila, ki jih mora upoštevati vsak izračun, primeri do minute natančno in pasti, zaradi katerih bi bila dnevnica obdavčena.
TL;DR
- Neobdavčene domače dnevnice 2026: 9,69 € (nad 6 do 8 ur), 13,88 € (nad 8 do 12 ur) in 27,81 € (nad 12 do 24 ur). Za 6 ur ali manj dnevnica ni določena.
- Pragovi so ostri: pri 8 urah natančno pripada 9,69 €, pri 8 urah in 1 minuti že 13,88 €. Prav zato je beleženje v realnem času vredno več kot ročni vpis »približno ob osmih«.
- Če je zajtrk vštet v ceno prenočišča, se domača dnevnica zniža. Na tujih poteh se znižanje za brezplačne obroke obračuna v odstotkih zneska za posamezno državo.
- Kar delodajalec izplača nad uredbo, se obdavči kot dohodek iz delovnega razmerja, zato morajo tabele v programu vedno slediti zadnjim zneskom.
- Izračun dnevnic v praksi stoji na evidenci časa, ki jo po ZEPDSV delodajalec tako ali tako mora voditi vsak dan.
Kazalo
- Kaj pomeni izračun dnevnic v realnem času
- Zneski dnevnic za poti po Sloveniji v letu 2026
- Dnevnice za tujino: drugačna pravila
- Primeri izračuna do minute natančno
- Kje ročni izračun najpogosteje zgreši
- Dnevnice in evidenca delovnega časa gredo skupaj
- Lokacija med vožnjo, ne ves dan
- Kako se lotiti prehoda s papirja ali Excela
- Kako vidimo dnevnice pri Nalogu
- Nalog za obračun dnevnic
- Pogosta vprašanja
- Viri
Kaj pomeni izračun dnevnic v realnem času
Klasičen potni nalog nastaja za nazaj. Zaposleni se vrne s poti, se poskuša spomniti, kdaj je odšel, ure vpiše v obrazec ali Excel, računovodstvo pa jih na koncu meseca primerja s tabelo zneskov. Napaka se pokaže šele takrat, ko je denar že izplačan.
Pri izračunu v realnem času se ta vrstni red obrne:
- Začetek poti se zabeleži takrat, ko se zgodi. Z glasovnim ukazom, gumbom ali samodejno, ko se telefon poveže z avtom prek Bluetootha.
- Sistem meri trajanje in ga sproti primerja s pragovi iz uredbe.
- Ob vsakem prestopu praga se prikaže nov znesek, vključno z znižanji, če ste na poti označili zajtrk ali drug brezplačen obrok.
- Konec poti zaključi obračun. Dnevnica, kilometrina in morebitni drugi stroški so na potnem nalogu, pripravljenem za odobritev in izvoz.
Prednost ni samo v hitrosti. Ker so začetni in končni čas zapisani v trenutku, ko se zgodita, in ne iz spomina, se obračun ujema z evidenco delovnega časa. Prav to ujemanje inšpektor ali davčni pregled najprej preveri.
Zneski dnevnic za poti po Sloveniji v letu 2026
Neobdavčene zneske določa Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja. To so meje, do katerih se dnevnica ne všteva v davčno osnovo. Delodajalec lahko izplača tudi več, vendar se presežek obdavči.
| Trajanje službene poti | Neobdavčena dnevnica | Zajtrk vštet v prenočišče |
|---|---|---|
| 6 ur ali manj | ni določena | ni določena |
| nad 6 do 8 ur | 9,69 € | 9,69 € |
| nad 8 do 12 ur | 13,88 € | znižanje za 15 % (11,80 €) |
| nad 12 do 24 ur | 27,81 € | znižanje za 10 % (25,03 €) |
Zneski veljajo za zasebni sektor, ki se ravna po davčni uredbi. Javni sektor ima svoje zneske iz kolektivne pogodbe, zato jih ne mešajte. Če vaša panožna kolektivna pogodba ali interni pravilnik določa drugačne zneske, velja tisto, kar je za zaposlenega ugodnejše. Davčno mejo pa še naprej postavlja uredba. Podrobnejše primere za domače poti smo zbrali v vodiču dnevnice v Sloveniji 2026.
Kako šteti večdnevno pot
Pri poti, ki traja več kot 24 ur, se vsakih polnih 24 ur šteje kot ena cela dnevnica, za preostanek pa se uporabi razred iz tabele. Pot, ki traja 3 dni in 7 ur 30 minut, torej pomeni tri cele dnevnice in še dnevnico za razred nad 6 do 8 ur. Ročno se tu pogosto zmoti: preostanek se šteje od trenutka odhoda in ne od polnoči.
Dnevnice za tujino: drugačna pravila
Od 1. januarja 2026 velja nova uredba za službena potovanja v tujino z zneski, ki so v povprečju približno 20 % višji od lanskih. Zneski za posamezne države in razlike glede na staro tabelo so v našem vodiču dnevnice za tujino 2026.
Domačih razredov ne prenašajte na tuje poti. Po Uredbi o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino se za pot nad 14 do 24 ur obračuna cela dnevnica države, za pot nad 8 do 14 ur 75 % in za pot nad 6 do 8 ur 25 % dnevnice. Če dobite brezplačen obrok, se znesek zniža: pri poti nad 14 ur za zajtrk za 10 %, za kosilo ali večerjo pa za 35 % dnevnice.
Primer, kjer ročni obračun največkrat zgreši: zaposleni je v tujini 13 ur. Po domači logiki bi dobil polno dnevnico, ker je pot daljša od 12 ur. Po uredbi za tujino pa mu pripada samo 75 % dnevnice države. Program, ki loči domače in tuje poti ter pozna zneske po državah, to razliko upošteva sam.
Primeri izračuna do minute natančno
Spodnji primeri so izmišljeni, a sestavljeni tako, kot jih vsak dan vidimo pri strankah. Zneski so neobdavčene meje za leto 2026.
Primer 1: enodnevna pot, ki prestopi prag
Serviser iz Ljubljane odide k stranki v Mariboru ob 7.15 in se vrne ob 16.05. Pot traja 8 ur in 50 minut.
- Razred: nad 8 do 12 ur
- Dnevnica: 13,88 €
- Kilometrina z lastnim avtom, recimo 256 km × 0,43 € = 110,08 €
Če bi se vrnil ob 15.10, bi pot trajala 7 ur in 55 minut, dnevnica pa bi bila 9,69 €. Razlika 4,19 € na pot se pri ekipi desetih serviserjev, ki so na terenu 15 dni na mesec, hitro nabere. Pomembno je, da je zapisani čas res pravi: pri ročnem vpisu se ure rade zaokrožijo navzgor, kar je pri pregledu težko zagovarjati. Kako se kilometrina beleži sproti, opisujemo v vodiču o samodejnem beleženju službenih voženj, davčna pravila pa v članku kilometrina 2026.
Primer 2: dvodnevna pot s prenočitvijo
Odhod v ponedeljek ob 7.00, vrnitev v torek ob 15.00. Pot traja 32 ur, zajtrk je vštet v ceno hotela.
- Prvih 24 ur: cela dnevnica 27,81 €, znižana za 10 % zaradi zajtrka = 25,03 €
- Preostanek 8 ur (natančno 8, ne več): razred nad 6 do 8 ur = 9,69 €
- Skupaj: 34,72 €
Če bi se ta zaposleni vrnil ob 15.20, bi preostanek padel v razred nad 8 do 12 ur in dnevnica za drugi del bi bila 13,88 €. Takšno razliko dvajsetih minut je mogoče pošteno obračunati samo, če je bil čas zabeležen ob vrnitvi, ne pa naknadno.
Primer 3: kratka pot brez dnevnice
Komercialist ima sestanek v Kranju in je odsoten od 9.00 do 14.30, torej 5 ur in 30 minut. Dnevnica mu ne pripada, kilometrina pa. Ko se izračun izvaja sproti, zaposleni že med potjo vidi, da dnevnice ne bo, zato pozneje ni nesporazumov s plačami.
Kje ročni izračun najpogosteje zgreši
Pri pregledu potnih nalogov, ki jih stranke prinesejo k nam iz Excela, se ponavlja pet napak:
- Zastarela tabela. Predloga iz lanskega leta pri tujih poteh obračuna premalo. Če pa nekdo zneske popravlja ročno, se kaj hitro izplača preveč in presežek je obdavčljiv.
- Domači pragovi na tujih poteh. Kot v primeru s 13 urami.
- Pozabljena znižanja. Zajtrk v hotelu ali kosilo, ki ga plača organizator, mora biti na nalogu označen, sicer je dnevnica previsoka.
- Zaokroženi časi. »Okrog osmih« ni čas odhoda. Pri ostrih pragovih je vsaka minuta pomembna.
- Nalog ni usklajen z evidenco ur. Če evidenca pravi, da je bil zaposleni v pisarni do 15.00, potni nalog pa, da je bil na poti do 17.00, ima inšpektor upravičeno vprašanje.
Pri dnevnicah pa ne gre samo za pravilen znesek. Če delodajalec izplača več, kot določa uredba, se razlika obdavči kot plača, s prispevki in dohodnino vred. Kako to preprečiti s pravilnikom in doslednim obračunom, smo opisali v članku o tem, kako preprečiti obdavčitev potnih stroškov.
Dnevnice in evidenca delovnega časa gredo skupaj
Izračun dnevnic je odvisen od tega, kdaj se je pot začela in kdaj končala, kar je v veliki meri isti podatek, ki ga zahteva evidenca delovnega časa. Novela zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A) je natančneje opredelila vodenje evidenc, ki jih je delodajalec že prej moral voditi vsak dan. Od 20. novembra 2023 mora beležiti prihod, odhod in izrabo odmora. Ministrstvo je ob pripravi poudarilo, da je dnevno vodenje evidenc obveznost že od prej, novela je določila le, kako natančno naj se vodi.
Za terenske ekipe to pomeni, da se morata potni nalog in evidenca ur ujemati. Ko oboje nastaja iz istega zapisa, ujemanje ni več nekaj, kar je treba preverjati, ampak se zgodi samo. Kaj zakon zahteva pri delu zunaj sedeža podjetja, razlagamo v članku o evidenci terenskega dela, splošne obveznosti in globe pa v vodiču evidenca delovnega časa 2026.
Če digitalizacijo kadrovskih procesov začenjate na novo, je koristen ta pregled, kako se lotiti digitalizacije kadrovskih procesov in izmeriti učinek. Pri potnih nalogih se ta učinek najlepše vidi v urah, ki jih računovodstvo ne porabi več za preverjanje Excelovih tabel.
Lokacija med vožnjo, ne ves dan
Pri samodejnem beleženju poti se delodajalci upravičeno vprašajo o zasebnosti. Informacijski pooblaščenec je jasen: nadzor zaposlenih mora biti zakonit, nujen, sorazmeren in pregleden, za prikriti nadzor pa je delodajalcu izrekel globo več kot 70.000 €. V brošuri o varstvu podatkov v delovnem razmerju dodaja, da mora delodajalec vsak trenutek znati dokazati, da z osebnimi podatki ravna v skladu s predpisi.
Za izračun dnevnic sledenje ves dan ni potrebno. Potrebna sta začetek in konec poti ter prevožena razdalja. Zato v naši aplikaciji lokacijo beležimo samo med vožnjo. Preden uvedete kakršno koli samodejno beleženje, zaposlene vnaprej pisno obvestite, kaj se beleži in zakaj. Pri nejasnih primerih, na primer pri službenem avtu, ki se uporablja tudi zasebno, se posvetujte s pooblaščenim za varstvo osebnih podatkov ali z odvetnikom za delovno pravo. Več o mejah dopustnega nadzora piše v članku sledenje zaposlenih in zasebnost.
Kako se lotiti prehoda s papirja ali Excela
Prehod je enostavnejši, kot se zdi, če ga izpeljete po vrsti:
- Preverite pravilnik o povračilu stroškov. Ali določa zneske nad uredbo? Ali pove, kako se obračunajo brezplačni obroki? Program bo računal po pravilih, ki mu jih določite.
- Določite, kako se pot začne. Glasovni ukaz je primeren za tiste, ki se vozijo z različnimi avti, Bluetooth povezava pa za stalno dodeljeno vozilo.
- Obvestite zaposlene o tem, kaj se beleži, in zapis vključite v interni akt.
- En mesec vodite oboje vzporedno. Primerjajte ročni in samodejni obračun. Razlike vam bodo pokazale, kje so se doslej dogajale napake.
- Dogovorite izvoz z računovodstvom. Excel ali ZIP s potnimi nalogi naj prihaja vsak mesec v isti obliki. Kako podatke prenesti naprej, opisujemo v vodiču o povezavi s plačnim programom.
Kdor želi skrajšati tudi drugo administrativno delo, lahko vzame za izhodišče to strategijo za zmanjšanje administrativnega časa v štirih korakih: najprej odstranite ročne vnose, nato podvojene vnose, šele potem optimizirajte.
Kako vidimo dnevnice pri Nalogu
Večina napak pri dnevnicah ne nastane zaradi tega, ker ljudje ne bi poznali pravil. Nastanejo zato, ker se podatki zapisujejo prepozno. Ko serviser v petek zvečer izpolnjuje naloge za ves teden, čase ugiba, znižanja za zajtrk pozabi, računovodja pa v ponedeljek dobi tabelo, ki ji ne more zaupati, in vse preverja znova.
Zato smo Nalog zasnovali tako, da se pot zabeleži takrat, ko se začne: z enim stavkom v slovenščini ali samodejno, ko telefon zazna avto. Kilometrino in dnevnice aplikacija izračuna sproti po veljavnih predpisih, ločeno za domače in tuje poti. Ko se zneski spremenijo, kot so se januarja pri tujih dnevnicah, jih posodobimo mi, ne vi. Lokacijo beležimo samo med vožnjo, ker za obračun ne potrebujemo več. Mislimo, da je to tudi pošteno do zaposlenih.
Največ pridobijo podjetja z več ljudmi na terenu. Tam se majhna napaka na nalogu pomnoži z desetimi zaposlenimi in dvanajstimi meseci. Računovodski servisi pa pridobijo izvoz, ki ga ni treba popravljati.
— Rok
Nalog za obračun dnevnic
Če potnih nalogov ne želite več sestavljati za nazaj, je modul Nalogi na voljo za 6,50 € na sedež na mesec. Za terenske ekipe, ki potrebujejo še beleženje voženj in ur, je paket Teren po 18,50 € na sedež na mesec, samostojni podjetniki pa lahko začnejo s paketom Nalog+ za 8,99 € na mesec. Kako deluje obračun, si oglejte na strani program za obračun potnih nalogov, vse pakete pa primerjajte v ceniku.
Pogosta vprašanja
Koliko znaša dnevnica za 10 ur službene poti v Sloveniji?
Pot, daljša od 8 in krajša od 12 ur, spada v srednji razred, za katerega neobdavčena dnevnica v letu 2026 znaša 13,88 €. Če je bil zajtrk vštet v ceno prenočišča, se zniža za 15 %. Delodajalec lahko izplača tudi več, vendar se presežek obdavči.
Ali mi pripada dnevnica, če je pot trajala natanko 6 ur?
Ne. Najnižji razred velja za poti, ki trajajo več kot 6 ur, zato pri natanko 6 urah dnevnica ni določena. Kilometrina ali povračilo prevoza vam pripada ne glede na trajanje poti.
Kako se dnevnica izračuna, ko pot traja več dni?
Vsakih polnih 24 ur se šteje kot ena cela dnevnica, za preostanek pa se uporabi ustrezni razred glede na število ur. Pri poti v tujino upoštevajte zneske za posamezno državo in pravila za tujino, ki določajo drugačne pragove kot za domače poti.
Kaj se zgodi, če podjetje uporablja zastarele zneske dnevnic?
Če so zneski prenizki, zaposleni dobi manj, kot mu pripada. Če so previsoki, se razlika nad uredbo obdavči kot dohodek iz delovnega razmerja, s prispevki in dohodnino. V obeh primerih je treba obračun popraviti, zato se zneski v programu morajo posodobiti takoj, ko se uredba spremeni.
Viri
- Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (PISRS)
- Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (PISRS)
- Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (GOV.SI)
- Vodenje evidenc delovnega časa po novem (GOV.SI)
- Globa več kot 70.000 EUR za prikriti nadzor zaposlenih (Informacijski pooblaščenec)
- Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju? (Informacijski pooblaščenec)