Izvoz evidenc v Excel: delovni čas, vožnje in potni nalogi

Evidenco delovnega časa, voženj ali potnih nalogov v Excel izvozite najbolj zanesljivo takrat, ko že vnaprej veste, komu je datoteka namenjena: inšpektorju, računovodji ali vam za lastno analizo. Od tega so odvisni format (XLSX, CSV ali PDF), stolpci in to, ali datoteko po izvozu sploh smete odpreti in urejati. V nadaljevanju so koraki, ki delujejo, pa tudi pasti s formati datumov in decimalnih vejic ter zakonske zahteve, ki jih mora izvožena evidenca izpolnjevati v Sloveniji.

Na kratko

• Izvoz evidence delovnega časa mora pokazati vse, kar zahteva ZEPDSV: prihod, odhod, izrabo odmora in seštevek opravljenih ur za vsak dan.
• Za ljudi (inšpektor, direktor) izvozite XLSX ali PDF, za programe (računovodski program, eDavki) pa CSV ali ZIP, ki ga ne odpirate več v Excelu.
• Večina napak nastane pri odpiranju CSV: Excel napačno prebere datum 05.01.2026 ali decimalno vejico. Rešitev je uvoz prek zavihka Podatki, ne dvoklik.
• Excel je dober za pregled in analizo, slabši pa kot edino mesto hrambe, ker ne beleži, kdo je kaj popravil, in ga je težko zavarovati pred nepooblaščenim dostopom.
• Najmanj dela imate, ko podatke beležite v aplikaciji, ki izvoz pripravi sama, Excel pa uporabljate le kot izhodni format.

Kazalo

• Katere evidence se najpogosteje izvažajo
• Kaj mora izvožena evidenca delovnega časa vsebovati
• XLSX, CSV ali PDF: kateri format kdaj
• Izvoz korak za korakom
• Ko CSV v Excelu razpade: datumi, vejice in šumniki
• Izvoz za računovodstvo in eDavke
• Kje so meje Excela kot evidence
• Kako izvoz vidimo pri Nalogu
• Pogosta vprašanja
• Viri

Katere evidence se najpogosteje izvažajo

Samostojni podjetniki, manjša podjetja in računovodski servisi v praksi izvažajo predvsem štiri vrste podatkov. Vsaka ima svojega naslovnika in zato svoj idealni format.

Pri potnih nalogih je smiselno, da so izvoženi podatki že preračunani. Kaj mora nalog vsebovati in kako se obračuna, smo podrobno opisali v vodiču kako izdati potni nalog. Za evidenco odmorov in dopusta veljajo posebna pravila, ki jih razlagata vodiča o evidenci odmora in evidenci dopusta.

Kaj mora izvožena evidenca delovnega časa vsebovati

Izvoz ni nova evidenca, temveč pogled na obstoječo. Če v osnovnih podatkih manjka kaj, kar zahteva zakon, tega tudi lep Excel ne bo popravil.

Po pojasnilih Inšpektorata za delo morajo delodajalci na podlagi ZEPDSV dnevno evidentirati čas prihoda in odhoda, izrabo odmora in seštevek opravljenih ur. Evidence morajo biti na voljo na sedežu podjetja ali v kraju opravljanja dela, za nevodenje, nehranjenje ali neposodabljanje pa zagrozi globa od 1.500 do 20.000 evrov. Spremembe zakona (ZEPDSV-A) se uporabljajo od 29. oktobra 2023. Celotno besedilo zakona je v neuradnem prečiščenem besedilu ZEPDSV na PISRS.

Ministrstvo ob tem poudarja, da se v evidenco o izrabi delovnega časa podatki vpisujejo dnevno, z oznako vrste opravljenega delovnega časa. Vlada je ob potrditvi sprememb izpostavila tudi pravico delavca, da je pisno obveščen o podatkih iz evidence. Prav zato mesečni izvoz po delavcu ni le priročnost: je dokument, ki ga lahko izročite zaposlenemu.

Dober izvoz evidence delovnega časa ima zato vsaj te stolpce:

1. ime in priimek delavca (ali osebna številka),
2. datum,
3. ura prihoda in ura odhoda (pri deljenem delu za vsak blok posebej),
4. začetek in konec odmora oziroma njegovo trajanje,
5. število opravljenih ur v dnevu,
6. vrsta ur (redno delo, nadure, nočno, nedeljsko ali praznično delo, odsotnost),
7. mesečni seštevek.

Če vas zanima širša slika, kaj zakon dejansko zahteva in kako evidenco uvedete od začetka, preberite kaj zakon dejansko zahteva od evidence delovnega časa in uvedbo evidence korak za korakom. Za ekipe, ki delajo zunaj pisarne, so posebnosti zbrane v vodiču o evidenci terenskega dela.

Kako dolgo izvoz hraniti

Informacijski pooblaščenec je v mnenju o roku hrambe zapisal, da je zakonodajalec za podatke iz evidence o izrabi delovnega časa določil trajno hrambo. Mesečne izvoze zato shranjujte urejeno, po letih in mesecih, v obliki, ki jo boste čez deset let še lahko odprli. PDF je za arhiv praviloma varnejša izbira kot XLSX, ki ga je mogoče nehote spremeniti.

XLSX, CSV ali PDF: kateri format kdaj

Večina zmede okoli izvoza izvira iz tega, da ljudje vse imenujejo »Excel«. V resnici gre za tri različne stvari.

Preprosto pravilo: če bo datoteko bral človek, izvozite XLSX ali PDF. Če jo bo bral program, izvozite CSV ali ZIP in je ne odpirajte v Excelu, preden jo naložite.

Izvoz korak za korakom

Postopek je v večini aplikacij za evidence podoben. Spodnji koraki veljajo ne glede na to, katero orodje uporabljate.

1. Izberite obdobje. Za evidenco delovnega časa je osnovna enota mesec. Za potne naloge in vožnje izvozite obdobje, ki ga računovodja obračunava, običajno prav tako mesec.
2. Izberite osebe ali vozila. Za inšpekcijski pregled potrebujete vse zaposlene, za izročitev delavcu le njega. Za vozni park filtrirajte po registrski številki.
3. Izberite format glede na naslovnika. Glejte tabelo zgoraj.
4. Preverite seštevke v aplikaciji, preden izvozite. Mesečni seštevek ur in kilometrov primerjajte s pričakovanim. Napako je lažje popraviti v izvoru kot v Excelu, kjer popravek ostane le v kopiji.
5. Poimenujte datoteko dosledno. Na primer evidenca-dc_2026-09_vsi.xlsx ali potni-nalogi_2026-09_novak.xlsx. Leto in mesec v obliki LLLL-MM se pravilno razvrščata po abecedi.
6. Shranite arhivsko kopijo. Ob XLSX shranite še PDF istega obdobja, da imate zaklenjeno različico.
7. Pošljite po varni poti. Evidenca vsebuje osebne podatke. Namesto pošiljanja po elektronski pošti na več naslovov uporabite deljeno mapo z omejenim dostopom ali neposredno povezavo z računovodstvom.

Podrobnejši opis posameznih formatov in rešitev za pogoste napake najdete tudi v našem vodiču izvoz podatkov v Excel.

Ko CSV v Excelu razpade: datumi, vejice in šumniki

Najpogostejša pritožba je znana: izvozite CSV, ga dvokliknete, in Excel vse podatke stlači v en stolpec, datum 05.01.2026 spremeni v 1. maj ali pa ure prikaže kot besedilo, ki ga ni mogoče sešteti. Razlog je, da Excel ob dvokliku format ugiba iz področnih nastavitev računalnika. Slovenske nastavitve uporabljajo decimalno vejico in datum v obliki DD.MM.LLLL, angleške pa piko in obratni vrstni red dneva in meseca.

Rešitev je, da datoteke ne odprete, temveč jo uvozite:

1. V praznem Excelu odprite zavihek Podatki in izberite Iz besedila/CSV.
2. Izberite datoteko. V predogledu nastavite izvor datoteke na kodiranje UTF-8 (sicer se šumniki prikažejo kot nenavadni znaki) in pravo ločilo.
3. Kliknite Pretvorba podatkov. Kot pojasnjuje Microsoftova podpora, se podatki tako naložijo v Power Query, kjer jih uredite, preden jih prenesete v Excel.
4. V Power Query stolpcu z datumom določite vrsto Datum z možnostjo Uporabi področne nastavitve in izberite slovenščino. Enako naredite s stolpci z zneski in urami.
5. Kliknite Zapri in naloži.

Kdor uporablja novejše različice Microsoft 365, lahko podatke uvozi tudi s formulo. Funkcija IMPORTTEXT po opisu na Exceljet podpira ločila po meri, kodiranje znakov in razčlenjevanje glede na področne nastavitve, poenostavljena funkcija IMPORTCSV pa je vezana na vejico kot ločilo in kodiranje UTF-8. Za slovenske datoteke s podpičjem in decimalno vejico je zato primernejša IMPORTTEXT.

Še trije praktični nasveti:

• Ure izvozite kot decimalno število (7,5) in ne kot besedilo (7:30), če jih boste seštevali. Če potrebujete obliko ur in minut, v Excelu nastavite obliko celice [h]:mm, sicer se seštevek nad 24 ur ponastavi.
• Ne mešajte enot v istem stolpcu. Kilometri v enem stolpcu, zneski v evrih v drugem.
• Vodilne ničle (na primer pri osebnih številkah) se ohranijo samo, če stolpec ob uvozu nastavite kot besedilo.

Izvoz za računovodstvo in eDavke

Pri izvozu za računovodski servis ali za oddajo državi se pravila spremenijo: datoteka ni več namenjena branju, ampak strojnemu uvozu. Računovodski servisi ročno popravljenih Excel datotek pogosto ne marajo, ker se ob odpiranju in ponovnem shranjevanju struktura rada podre: spremenijo se ločila, zneski se zaokrožijo, datumi preoblikujejo.

Dober primer so evidence za DDV. FURS na eDavkih omogoča oddajo evidenc obračunanega DDV in odbitka DDV prek spletnih servisov, z uvozom ZIP datoteke z vsebino v obliki XML, JSON ali CSV ali s prevajalnikom. Ta prevajalnik pretvori Excelovo predlogo v ustrezno CSV datoteko. Za ostale vrste evidenc velja enaka logika: ko je datoteka pripravljena za uvoz, jo pošljete takšno, kot je.

Kaj to pomeni v praksi:

• Z računovodjo se dogovorite o točni obliki: ločilo, oblika datuma, vrstni red stolpcev, imena stolpcev. Najbolje je, da vam pošlje vzorčno datoteko, ki jo njegov program sprejme.
• Ko CSV izvozite, ga ne odpirajte in ne shranjujte v Excelu. Če si ga želite ogledati, ga odprite v urejevalniku besedila ali pa uvozite kopijo.
• Za večje obdobje ali več strank pošljite ZIP z vsemi meseci, ne posameznih datotek po e-pošti.
• Če imate možnost neposredne integracije ali API, izvoz prek datoteke preskočite. Vsak ročni korak je priložnost za napako.

Kje so meje Excela kot evidence

Excel je odlično orodje za pregled in analizo izvoženih podatkov. Kot edino mesto, kjer evidenco vodite in hranite, pa ima dve slabosti, ki ju izpostavljata tako inšpekcija kot Informacijski pooblaščenec.

Sledljivost. Inšpektorat za delo pojasnjuje, da je namen sprememb zakona učinkovitejši nadzor, med drugim preprečevanje popravljanja evidenc za nazaj. V Excelu lahko kdorkoli s pravico urejanja spremeni uro prihoda pred tremi meseci in sled tega ostane kvečjemu v zgodovini različic, če je ta sploh vklopljena.

Dostop. Informacijski pooblaščenec v mnenju o ročno vodeni evidenci prisotnosti opozarja, da mora delodajalec omejiti dostop do podatkov na pooblaščene osebe in preprečiti vpogled tretjim, na primer obiskovalcem ali sodelavcem brez pooblastila. Nezaščiten Excel na skupnem omrežnem pogonu tega ne zagotavlja. Kako na splošno razmišljati o varnosti elektronskih podatkov in omejevanju dostopa, je koristno premisliti, še preden datoteke začnete deliti.

Kdaj je čas za prehod? Podobno dilemo pri vodenju dopustov v manjših podjetjih opisuje članek o tem, kdaj Excel za dopuste še zadošča in kako preiti na program v štirih korakih. Če prehod načrtujete širše, je uporaben tudi pregled, kako se lotiti digitalizacije kadrovskih procesov in meriti učinke. Pri nas vidimo tri jasne znake: več kot nekaj zaposlenih vpisuje v isto datoteko, ljudje delajo na terenu in ure vpisujejo za nazaj, ali pa računovodja vsak mesec vrača datoteke v popravek.

O tem, kje je meja med evidentiranjem in nadzorom, ko beležite tudi lokacijo, smo pisali v članku sledenje zaposlenih in zasebnost.

Kako izvoz vidimo pri Nalogu

Ko se z uporabniki pogovarjamo o izvozu v Excel, se skoraj vedno izkaže, da težava ni v izvozu. Težava je v tem, kar se zgodi prej: podatki se vpisujejo pozno, ročno in v različnih oblikah, nato pa nekdo konec meseca v Excelu poskuša iz tega sestaviti nekaj, kar bo sprejel računovodja in kar bi zdržalo inšpekcijski pregled.

Zato smo Nalog zasnovali obratno. Pot, delovne ure in vožnje se zabeležijo v trenutku, ko se zgodijo: z enim stavkom v slovenščini, glasovno, ali samodejno prek Bluetooth povezave z vozilom. Kilometrina in dnevnice se izračunajo sproti po veljavnih predpisih. Lokacijo beležimo samo med vožnjo, ker menimo, da zasebnost zaposlenih ni stvar, ki bi jo smeli žrtvovati za udobje.

Ko je tako, je izvoz v Excel ali ZIP le še zadnji klik, računovodja pa dobi datoteko brez dodatnega dela. Excel ostaja odlično orodje, vendar za pregled in analizo, ne kot kraj, kjer nastaja evidenca.

— Rok

Če želite to preizkusiti na svojih podatkih: modul Evidenca za delovni čas stane 6,50 € na sedež na mesec, za samostojne podjetnike pa je na voljo paket Nalog+ za 8,99 € na mesec. Vse pakete, module za vožnje in potne naloge ter možnosti za računovodske servise najdete v ceniku.

Pogosta vprašanja

Ali je evidenca delovnega časa v Excelu zakonita?

Zakon ne predpisuje programa, temveč vsebino: dnevni vpis prihoda, odhoda, odmora in seštevka ur, dostopnost na sedežu ali kraju dela in zavarovanje osebnih podatkov. Excel lahko te zahteve izpolni, vendar je težje zagotoviti, da vpisi niso naknadno spremenjeni in da do datoteke dostopajo le pooblaščeni. Pri večjih ekipah zato raje uporabite namensko aplikacijo, Excel pa kot izvoz.

Zakaj Excel moj CSV prikaže v enem stolpcu?

Ločilo v datoteki (najpogosteje podpičje ali vejica) se ne ujema s tistim, ki ga Excel pričakuje glede na področne nastavitve računalnika. Datoteke ne odprite z dvoklikom, temveč jo uvozite prek Podatki, Iz besedila/CSV, in ročno izberite ločilo ter kodiranje UTF-8.

Kateri format naj pošljem računovodji?

Tistega, ki ga njegov program uvozi brez popravkov, kar je največkrat CSV ali ZIP v dogovorjeni obliki. Za njegov pregled lahko dodate še XLSX. Če pripravljenega CSV ne odpirate v Excelu, se izognete spremenjenim ločilom in zaokroženim zneskom.

Koliko časa moram hraniti izvožene evidence delovnega časa?

Informacijski pooblaščenec je pojasnil, da zakon za podatke iz evidence o izrabi delovnega časa določa trajno hrambo. Izvoze zato arhivirajte urejeno po letih in mesecih, najbolje tudi v PDF, da imate različico, ki je ni mogoče nehote spremeniti.

Viri

• Inšpektorat za delo pozdravlja spremembe zakona o evidencah (GOV.SI)
• Vodenje evidenc delovnega časa po novem (GOV.SI)
• Vlada potrdila spremembe zakona o evidencah na področju dela (GOV.SI)
• Sprejet ZEPDSV-A, ki se začne uporabljati 29. 10. 2023 (IPRI)
• Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (PISRS)
• Rok hrambe podatkov iz evidence o izrabi delovnega časa (IPRS)
• Ročno vodena evidenca prisotnosti na delovnem mestu (IPRS)
• Uvoz ali izvoz besedilnih datotek (.txt ali .csv) (Microsoftova podpora)
• Excel IMPORTTEXT function (Exceljet)
• Excel IMPORTCSV function (Exceljet)
• Oddaja evidenc obračunanega DDV in odbitka DDV (eDavki)
• Prevajalnik evidenc obračunanega DDV in odbitka DDV v obliko CSV (eDavki)

Priporočeno

• Izvoz podatkov v Excel: koraki, formati in rešitve za težave
• 0,43 €/km: vzorec potnega naloga in izpolnjen primer za podjetja
• Evidenca delovnega časa — aplikacija za podjetja
• Evidenca voženj: kaj mora vsebovati in kako jo vodite pravilno