Stroške službenih poti optimizirate na treh mestih. Prvo so poti, ki niso potrebne ali so slabo načrtovane. Drugo so izplačila, ki niso skladna s predpisi in jih FURS lahko obdavči kot boniteto. Tretje so ure, ki jih vodje, zaposleni in računovodstvo porabijo za izpolnjevanje, preverjanje in popravljanje potnih nalogov. Dnevnic in kilometrine zaposlenim ne morete samovoljno znižati, saj so pravica. Lahko pa poskrbite, da podjetje ne plača nič več od tega, kar določajo pravila, in da vsak evro stoji na dokazilu, ki zdrži nadzor. Spodaj so zneski za leto 2026, primeri izračunov in kontrolni seznam, ki ga lahko uvedete že ta mesec.
TL;DR
- Največ prihranka ne prinese nižanje dnevnic, ampak manj nepotrebnih poti, boljše načrtovanje in manj ročnega obračunavanja.
- V javnem sektorju dnevnica za pot v Sloveniji leta 2026 znaša 26,99 € nad 12 ur, 13,46 € nad 8 do 12 ur in 7,38 € od 6 do 8 ur. Za neobdavčene zneske v zasebnem sektorju preverite veljavno uredbo.
- Brez potnega naloga, dokazil in sledljivega zapisa poti se povračilo lahko prekvalificira v obdavčen dohodek.
- Čas na službeni poti je delovni čas in mora biti v evidenci po ZEPDSV. Globa za pravno osebo znaša od 3.000 do 20.000 €.
- Samodejno beleženje voženj in ur odpravi največji skriti strošek: ročno delo in napake.
Kazalo
- Iz česa je sestavljen strošek službene poti
- 1. Prihranek se začne pred odhodom
- 2. Pravilni zneski: dnevnice, kilometrina in nočitve
- 3. Dokazila: najcenejša zavarovalna polica
- 4. Čas na poti je delovni čas
- 5. Skriti strošek: ure, porabljene za papirje
- Naš pogled
- Manj administracije s Nalogom
- Kontrolni seznam za ta mesec
- Pogosta vprašanja
- Viri
Iz česa je sestavljen strošek službene poti
Ko direktor pogleda strošek službenih poti, običajno vidi le izplačila na plačilni listi: dnevnice, kilometrino, nočitve in cestnine. To je samo del slike. Celotni strošek ima tri plasti, vsaka pa zahteva drugačen pristop.
| Plast stroška | Kaj vključuje | Kako ga znižate |
|---|---|---|
| Neposredni stroški | dnevnice, kilometrina, prevozne karte, nočitve, parkirnine, cestnine | načrtovanje, izbira prevoza, združevanje poti |
| Administrativni stroški | izpolnjevanje nalogov, zbiranje računov, preverjanje, knjiženje, poročanje v REK | samodejno beleženje in izvoz za računovodstvo |
| Stroški tveganja | obdavčitev neupravičenih izplačil, popravki REK, globe zaradi evidenc | pravilni zneski, dokazila, sledljiva evidenca ur |
V manjšem podjetju je druga plast pogosto večja, kot si mislite, tretja pa je redka, a draga, ko se zgodi. Zato optimizacija ne pomeni varčevanja na zaposlenih, temveč urejen proces od odobritve poti do izplačila.
1. Prihranek se začne pred odhodom
Najcenejša službena pot je tista, ki je ni treba opraviti, ali tista, ki združi več opravkov. Preden odobrite pot, si zastavite tri vprašanja.
Ali je pot potrebna? Sestanek z znano stranko, pregled dokumentov ali kratko usklajevanje pogosto opravite prek videoklica. Fizično prisotnost prihranite za ogled, montažo, servis in prvi stik.
Ali lahko poti združite? Terenske ekipe in prodajniki pogosto obiščejo isto regijo večkrat na mesec. Če obiske v Celju, Velenju in Slovenj Gradcu združite v en dan, plačate en odhod iz Ljubljane namesto treh. Ob tem pa pazite na trajanje: daljša pot lahko preskoči v višji razred dnevnice, zato izračun naredite vnaprej.
Kateri prevoz je najbolj ekonomičen? Službeni avto, osebni avto s kilometrino, vlak ali letalo. Za potovanja javnih uslužbencev v tujino Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino v posebnem členu ureja načrtovanje potovanja. Tudi v zasebnem sektorju je pametno, da pravilo ekonomičnosti zapišete v interni pravilnik: kdo odobri pot, kdaj je dovoljen osebni avto, kakšen razred nočitve je sprejemljiv.
Potni nalog naj bo izdan pred potjo, ne za nazaj. Kateri podatki morajo biti na njem, smo zbrali v vodiču kako izdati potni nalog.
2. Pravilni zneski: dnevnice, kilometrina in nočitve
Tukaj se optimizacija pogosto zalomi v obe smeri. Nekatera podjetja izplačujejo več, kot je neobdavčeno, in nehote plačujejo davke in prispevke na razliko. Druga zaradi negotovosti izplačujejo premalo ali pozabijo na del stroškov, kar vodi v nezadovoljstvo zaposlenih in morebitne delovne spore.
Dnevnice za službena potovanja v Sloveniji
Za javni sektor so zneski za obdobje od 1. januarja do 31. decembra 2026 objavljeni na strani povračila stroškov in drugi osebni prejemki na GOV.SI:
| Trajanje službene poti | Dnevnica 2026 (javni sektor) |
|---|---|
| od 6 do vključno 8 ur | 7,38 € |
| nad 8 do vključno 12 ur | 13,46 € |
| nad 12 ur | 26,99 € |
V zasebnem sektorju zneske določajo kolektivna pogodba dejavnosti in interni akti, za davčno obravnavo pa je merodajna Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja, ki jo FURS navaja med predpisi na strani REK obrazci. Preden spremenite pravilnik o dnevnicah, se z računovodjo prepričajte, katera meja neobdavčenega zneska velja za vaše podjetje in kako se dnevnica zniža, če ima zaposleni na poti zagotovljen obrok.
Primer: serviser odide iz Kranja ob 7.00, se vrne ob 16.30 in na poti ni imel zagotovljenega obroka. Pot je trajala 9,5 ure, kar po lestvici javnega sektorja pomeni dnevnico 13,46 €. Če bi se vrnil ob 19.30, bi pot trajala 12,5 ure in dnevnica bi bila 26,99 €. Pri dveh izhodih, ki bi ju lahko opravili v enem dnevu, ali pri nepotrebnem podaljšanju se razlika hitro nabere. Ravno zato je natančen čas odhoda in prihoda tako pomemben: brez njega ne veste, ali je bila dnevnica izplačana prav.
Dnevnice za tujino
Za potovanja v tujino velja ločena lestvica po državah. Zneski za javne uslužbence so v prilogi k uredbi z dnevnicami po državah, ki je bila objavljena decembra 2025. Pregled zneskov, pravil in primerov izračuna najdete tudi v članku o dnevnicah za tujino v letu 2026, pri nas pa v vodiču dnevnice za tujino 2026 in v članku o potnem nalogu za tujino.
Kilometrina in nočitve
Ko zaposleni uporabi lasten avtomobil, mu pripada kilometrina. Mejo neobdavčenega zneska in način izračuna razlagamo v vodiču beleženje službenih voženj in kilometrina 0,43 € na kilometer. Ključ do optimizacije pri kilometrini ni nižja tarifa, temveč natančno število kilometrov. Ocena "približno 120 km" se ob vsaki poti rada zaokroži navzgor, zapis dejanske poti pa odpravi tako preplačila kot dvome.
Nočitev se po 6. členu uredbe o davčni obravnavi povračil ne všteva v davčno osnovo do višine dejanskih stroškov. To pomeni, da potrebujete račun. Pri nočitvah prihranite z vnaprej določenim razredom nastanitve in rezervacijo, ki jo opravi podjetje, ne z znižanjem povračila.
Podrobnejši izračun vseh postavk z zgledi je v našem članku obračun potnih stroškov za leto 2026. Če pa iščete povračilo za prihod na delo in z dela, ki je ločena postavka od službene poti, preberite vodič prevoz na delo 2026.
3. Dokazila: najcenejša zavarovalna polica
Najdražja napaka pri službenih poteh je izplačilo, ki ga ob nadzoru ni mogoče dokazati. Če povračilo nima podlage v potnem nalogu in dokazilih, se lahko obravnava kot dohodek iz delovnega razmerja, od katerega je treba obračunati davke in prispevke. Strošek, ki ste ga načrtovali kot neobdavčenega, se tako podraži.
FURS je že objavila pojasnilo o popravkih REK po obvestilih o visokih izplačilih povračil stroškov, kjer opisuje primere napačnega poročanja. Davčna uprava torej izplačila povračil spremlja in neobičajno visoke zneske zazna.
Za vsako službeno pot hranite:
- potni nalog, izdan pred odhodom, z namenom, relacijo in prevoznim sredstvom,
- čas odhoda in prihoda, ki določa dnevnico,
- zapis prevoženih kilometrov, po možnosti z dejansko relacijo,
- račune za nočitve, cestnine, parkirnine in prevozne karte,
- obračun, ki ga je potrdila odgovorna oseba.
Pri vnosu v REK obrazec si pomagajte z navodili FURS za izpolnjevanje REK obrazcev. Če vam podatke za REK pripravi računovodski servis, je največji prihranek čas, ki ga ne porabi za lovljenje manjkajočih računov in razlago nečitljivih nalogov.
4. Čas na poti je delovni čas
Mnogi direktorji pozabijo, da službena pot ni le strošek, temveč tudi delovni čas, ki mora biti v evidenci. Po noveli ZEPDSV-A morajo delodajalci od 20. novembra 2023 dnevno beležiti čas prihoda in odhoda, odmor in seštevek ur. Za kršitev je za pravno osebo zagrožena globa od 3.000 do 20.000 €, za odgovorno osebo pa od 300 do 2.000 €.
Ministrstvo za delo je ob sprejemu novele pojasnilo, da evidenca ne posega v prožno organizacijo dela, zahteva pa, da se ure dejansko beležijo in ne vnašajo pavšalno. Za terenske ekipe to pomeni, da ure ne smejo nastati na koncu meseca iz spomina. Vsaka naknadna sprememba v elektronski evidenci mora imeti razlog in čas vpisa.
To neposredno vpliva na stroške. Če pot traja 13 ur, vi pa jo v evidenci zapišete kot 8 ur dela, imate dva problema hkrati: neusklajeno evidenco in vprašanje, kako so obračunane nadure. Če pa sta potni nalog in evidenca ur vodena ločeno, se začneta razhajati že v prvem tednu. Za podjetje, ki potuje v soboto, nedeljo ali na praznik, je to še posebej občutljivo, ker se za te ure obračunajo dodatki. Javni sektor je priznavanje ur na poti podrobneje pojasnil v dokumentu o priznavanju opravljenih ur na službeni poti, za vaš primer pa preverite kolektivno pogodbo dejavnosti.
Več o zahtevah zakona preberete v vodičih evidenca delovnega časa 2026, evidenca terenskega dela in evidenca odmora.
5. Skriti strošek: ure, porabljene za papirje
Administrativnega stroška ni na nobeni plačilni listi, zato ga je težko videti. Izračunajte ga na lastnih številkah. Spodnji primer je ilustrativen in prikazuje način izračuna, ne meritve.
Recimo, da ima podjetje 10 terenskih zaposlenih in vsak opravi 12 službenih poti na mesec. To je 120 potnih nalogov mesečno. Če vsak nalog zahteva 10 minut za izpolnjevanje in zbiranje računov pri zaposlenem ter 5 minut za preverjanje pri vodji ali računovodji, skupaj porabite 30 ur na mesec. Pri strošku dela 20 € na uro je to 600 € na mesec ali 7.200 € na leto, ne da bi kdo prevozil en sam dodaten kilometer. K temu prištejte še napake: napačno izbran razred dnevnice, podvojeno pot, pozabljeno parkirnino.
Vstavite svoje številke:
- število poti na mesec,
- minute za en nalog pri zaposlenem,
- minute za preverjanje in knjiženje,
- strošek ure dela.
Če rezultat preseže nekaj sto evrov na mesec, je avtomatizacija najhitrejša pot do prihranka. Pri samostojnem podjetniku je račun drugačen, a enako jasen: vsaka ura, porabljena za potne naloge, je ura, ki je ne zaračunate stranki.
Naš pogled
Pri Nalogu vsak dan vidimo, kje podjetja izgubljajo denar pri službenih poteh, in le redko je to pri samih dnevnicah. Izgubljajo ga, ker se potni nalog, evidenca ur in zapis voženj vodijo v treh ločenih tabelah, ki se nikoli ne ujemajo povsem. Konec meseca nekdo rekonstruira, kdaj je kdo odšel in koliko kilometrov je prevozil, računovodja pa dobi kup dokumentov, ki jih mora preveriti od začetka.
Zato smo Nalog zasnovali tako, da se podatek vnese enkrat, ob nastanku. Pot in ure zabeležite z enim stavkom v slovenščini ali samodejno prek povezave Bluetooth, aplikacija pa v realnem času izračuna kilometrino in dnevnice po veljavnih predpisih. Iz istega zapisa nastanejo potni nalog, evidenca delovnega časa in izvoz za računovodstvo v Excelu ali ZIP-u. Lokacijo beležimo samo med vožnjo, ker zasebnost zaposlenih ni ovira za dobro evidenco, ampak njen pogoj.
Naš nasvet direktorjem je preprost: ne začnite z nižanjem povračil. Začnite s tem, da en mesec natančno beležite poti in ure. Številke vam bodo same pokazale, katere poti lahko združite, kje se dnevnica nepotrebno dvigne v višji razred in koliko ur ekipa porabi za papirje.
— Rok
Manj administracije s Nalogom
Če želite potne naloge in vožnje urediti brez obrazcev, lahko module sestavite po meri. Modul Nalogi stane 6,50 € na sedež na mesec, Vožnje 3 € na sedež na mesec, za terenske ekipe pa je na voljo paket Teren po 18,50 € na sedež na mesec. Direktorji, ki želijo pregled nad urami in stroški celotne ekipe, si oglejte paket Direktor. Vse pakete in module, vključno z rešitvijo za računovodske servise, najdete na strani cenik Naloga, več o samem obračunu pa na strani program za obračun potnih nalogov.
Kontrolni seznam za ta mesec
- Zapišite ali posodobite interni pravilnik: kdo odobri pot, kdaj je dovoljen osebni avto, kateri razred nočitve je sprejemljiv.
- Z računovodjo preverite, katere meje neobdavčenih dnevnic in kilometrine veljajo za vaše podjetje v letu 2026.
- Uvedite pravilo, da je potni nalog izdan pred potjo.
- Poskrbite, da se čas odhoda in prihoda beleži sproti, ne na koncu meseca.
- Uskladite potne naloge z evidenco delovnega časa, da ure na poti ustrezajo uram v evidenci.
- Določite, kje in kako dolgo hranite račune za nočitve, cestnine in parkirnine.
- En mesec merite, koliko poti opravite in koliko časa porabite za obračun, nato izračunajte administrativni strošek.
- Preglejte, katere poti v isto regijo lahko združite.
Pogosta vprašanja
Ali lahko podjetje zaposlenim izplača nižje dnevnice, da prihrani?
Dnevnica je povračilo stroška, do katerega je zaposleni upravičen po zakonu, kolektivni pogodbi in internih aktih, zato je ne morete poljubno znižati. Prihranek iščite v manj nepotrebnih poteh, boljšem načrtovanju in pravilnem razredu dnevnice glede na dejansko trajanje poti. Za višino, ki velja v vaši dejavnosti, preverite kolektivno pogodbo in se posvetujte z računovodjo.
Kaj se zgodi, če izplačamo več od neobdavčenega zneska?
Znesek nad mejo, ki jo določa uredba o davčni obravnavi povračil, se šteje v davčno osnovo, zato je od razlike treba obračunati davke in prispevke. Enako velja za povračila brez ustrezne dokumentacije. Pravilno poročanje v REK obrazcu prepreči kasnejše popravke.
Ali se čas potovanja na službeni poti šteje v delovni čas?
Da, ure na službeni poti se vpisujejo v evidenco delovnega časa, ki jo po ZEPDSV vodite dnevno s časom prihoda, odhoda in odmorom. Kako se obračunajo ure ob vikendih in praznikih, določa kolektivna pogodba dejavnosti. Če niste prepričani, se obrnite na pravnika za delovno pravo ali svojega računovodjo.
Ali potrebujem posebno aplikacijo za potne naloge?
Zakon ne predpisuje določene oblike, zahteva pa pravilne podatke, dokazila in sledljivo evidenco ur. Pri nekaj poteh na leto zadostuje skrbno izpolnjen obrazec. Ko poti postanejo redne ali imate več zaposlenih na terenu, aplikacija prihrani čas in zmanjša napake, ker kilometrino in dnevnice izračuna sama.
Kako hitro mora zaposleni oddati obračun potnega naloga?
Obračun naj bo oddan čim prej po vrnitvi, rok pa določite v internem pravilniku. Krajši rok pomeni manj izgubljenih računov in natančnejše podatke. Ko se pot beleži sproti, je obračun pripravljen že ob vrnitvi.
Viri
- Povračila stroškov in drugi osebni prejemki, GOV.SI
- Inšpektorat za delo pozdravlja spremembe zakona o evidencah, GOV.SI
- Vodenje evidenc delovnega časa po novem, GOV.SI
- Priznavanje opravljenih ur na službeni poti, GOV.SI
- Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino, Uradni list RS
- Priloga: zneski dnevnic za službena potovanja po državah, Uradni list RS
- Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov, 6. člen, racunovodstvo.net
- REK obrazci, FURS
- Osnovna navodila za izpolnjevanje REK obrazcev, FURS