Uvoz podatkov iz Excela: koraki, priprava tabele in napake

Podatke iz Excela najbolj zanesljivo uvozite z orodjem Power Query (zavihek Podatki > Pridobi podatke), ne s kopiranjem in lepljenjem. Če podatke iz Excela prenašate v drug program, recimo v računovodski sistem, aplikacijo za evidenco ur ali v šifrant, pa je postopek drugačen. Najprej uredite tabelo: en list naj vsebuje eno tabelo, glava naj bo v eni vrstici, šifre naj bodo shranjene kot besedilo, datoteka pa naj bo shranjena kot CSV v kodiranju UTF-8. Spodaj sta oba postopka korak za korakom, dodali smo seznam napak, ki se pri slovenskih podatkih ponavljajo, in posebne nasvete za uvoz evidence delovnega časa.

Na kratko

• Za CSV in druge datoteke uporabite Podatki > Pridobi podatke > Iz datoteke. Preden potrdite uvoz, v predogledu preverite ločilo, glavo in tipe stolpcev.
• Šumniki se največkrat pokvarijo zaradi napačnega kodiranja. Izberite UTF-8 in preverite, ali datoteka stolpce loči s podpičjem ali z vejico.
• Šifre zaposlenih, davčne številke, registrske oznake in poštne številke uvozite kot besedilo, sicer Excel odreže vodilne ničle ali jih spremeni v datume.
• Kadar podatke pripravljate za drug sistem, vsak delovni list shranite kot ločen CSV z znano strukturo stolpcev.
• Za evidenco ur sam tehnični uvoz ne zadošča: podatki morajo biti dnevni, preverljivi in sledljivi do izvornega zapisa.

Kazalo

• Uvoz v Excel ali uvoz iz Excela: najprej ugotovite, kaj potrebujete
• Kako uvozite CSV v Excel s Power Query
• Uvoz iz drugega Excelovega zvezka in iz cele mape
• Kako pripravite Excelovo tabelo za uvoz v drug program
• Pogoste napake pri uvozu in kako jih odpravite
• Uvoz evidence delovnega časa: na kaj morate paziti
• Naš pogled: najboljši uvoz je tisti, ki ga ni treba ponavljati
• Ko je Excel postal ozko grlo
• Pogosta vprašanja
• Viri

Uvoz v Excel ali uvoz iz Excela: najprej ugotovite, kaj potrebujete

Pod istim iskanjem se skrivata dve različni opravili, ki ju ljudje pogosto zamenjujejo:

1. Uvoz v Excel. Imate CSV, izvoz iz banke, poročilo iz drugega programa ali drug Excelov zvezek in bi radi podatke dobili v urejeno tabelo. Tu je vaše glavno orodje Power Query.
2. Uvoz iz Excela v drug program. Imate Excelovo tabelo (seznam artiklov, strank, ur, voženj ali izpiskov) in jo želite naložiti v poslovni program. V tem primeru Excel ni cilj, ampak vir, zato je najpomembnejša priprava tabele, da jo bo ciljni sistem pravilno prebral.

Pri obeh opravilih se pojavljajo iste težave: ločila, kodiranje, datumi in decimalke. Zato najprej opišemo uvoz v Excel, nato pripravo tabele za drug sistem in na koncu napake, ki se pojavijo v obeh primerih.

Kako uvozite CSV v Excel s Power Query

Postopek, ki ga Microsoft opisuje za uvoz besedilnih datotek in CSV v Excel, velja za Excel za Microsoft 365 ter različice 2024, 2021, 2019 in 2016:

1. Odprite prazen delovni zvezek ali list, na katerega želite naložiti podatke.
2. Izberite Podatki > Pridobi podatke > Iz datoteke > Iz besedila/CSV.
3. Poiščite datoteko in kliknite Uvozi.
4. V predogledu preverite tri nastavitve: izvor datoteke (kodiranje, za slovenske znake izberite UTF-8), ločilo (podpičje, vejica ali tabulator) in zaznavanje tipov podatkov.
5. Če je predogled pravilen, kliknite Naloži. Če morate stolpce še urediti, izberite Pretvorba podatkov, da se odpre urejevalnik Power Query.
6. V urejevalniku kritičnim stolpcem (šifram, davčnim številkam, oznakam) nastavite tip Besedilo, preverite datume in nato izberite Zapri in naloži.

Z ukazom Naloži v lahko izberete, ali se podatki naložijo v novo ali obstoječo tabelo, v vrtilno tabelo ali v podatkovni model. To je priročno, kadar iz uvoženih podatkov takoj delate poročilo.

Zakaj Power Query in ne kopiranje

Pri kopiranju morate vsak mesec znova čistiti preglednico. Power Query si zapomni vse korake, s katerimi ste podatke oblikovali: odstranjene stolpce, spremenjene tipe, filtre in združevanja. Kot pojasnjuje Microsoftova pomoč za Power Query, so ta orodja na traku v skupinah Pridobivanje in pretvorba podatkov ter Poizvedbe in povezave. Ko naslednji mesec dobite novo datoteko z enako zgradbo, poizvedbo samo osvežite.

Starejši čarovnik za uvoz besedila

Nekateri formati polj se v privzetem orodju Get & Transform ne prikažejo pravilno. V tem primeru je zanesljivejši klasični čarovnik, ki ga AJPES opisuje v navodilih za uvoz CSV z UTF-8 v Excel 2010 in 2019:

1. Podatki > Iz besedila (oziroma Dobi podatke in nato starejši čarovnik).
2. Izberite Razmejeno in izvor datoteke UTF-8.
3. Kot ločilo označite Podpičje.
4. Za stolpce izberite obliko Splošno ali, pri šifrah in številkah z vodilnimi ničlami, Besedilo.
5. Določite celico, v katero naj se podatki uvozijo, in potrdite z V redu.

Čarovnik je počasnejši, vendar vam omogoča, da vsakemu stolpcu ročno določite obliko, preden ga Excel začne "popravljati".

Uvoz iz drugega Excelovega zvezka in iz cele mape

Ni nujno, da so vir vedno datoteke CSV. Microsoft v pregledu uvoza podatkov iz virov podatkov s Power Query opisuje še dve možnosti, ki prideta prav v vsakdanjem delu:

• Iz Excelovega delovnega zvezka: izberite Pridobi podatke > Iz datoteke > Iz Excelovega delovnega zvezka, poiščite datoteko in v navigatorju izberite list ali tabelo, ki jo potrebujete. Izvorna datoteka ostane nespremenjena, vaš zvezek pa je z njo povezan in ga lahko osvežite.
• Iz mape: izberite Pridobi podatke > Iz datoteke > Iz mape. Power Query prebere vse datoteke v mapi s podobno zgradbo in jih zloži v eno tabelo. To je uporabno, kadar vsak zaposleni odda svojo mesečno tabelo ur ali kadar vsak mesec dobite nov izpisek v isti obliki.

Pri uvozu iz mape mora imeti vsaka datoteka enake stolpce v enakem vrstnem redu in z enakimi imeni. Če en sodelavec stolpec "Datum" preimenuje v "Dan", se združevanje pokvari ali pa so podatki tiho izpuščeni. Zato vsem uporabnikom dajte isto predlogo, v kateri se glava ne sme spreminjati.

Kako pripravite Excelovo tabelo za uvoz v drug program

Večina poslovnih programov, od kmetijskih in skladiščnih do bančnih, ima svoj čarovnik za uvoz iz Excela ali CSV. Vsi pričakujejo približno isto: čisto, pravokotno tabelo brez okraskov. Portal odprtih podatkov OPSI v navodilih za obstoječe strukturirane datoteke priporoča, da vsak delovni list shranite kot ločen dokument in ga pretvorite v odprti format CSV. Vsaka tabela naj bo vsebinsko zaključena ter naj ima določeno ime in strukturo.

V praksi to pomeni naslednje:

• Ena tabela na list. Brez naslova nad tabelo, brez seštevkov pod njo in brez druge tabele ob strani.
• Glava v prvi vrstici, v eni sami vrstici. Spojene celice in dvovrstični naslovi stolpcev so najpogostejši razlog, da čarovnik za uvoz ne najde podatkov.
• En podatek v eni celici. Ime in priimek v enem stolpcu sta težava, če ju ciljni sistem pričakuje ločeno. Enako velja za "Ljubljana–Kranj" kot relacijo, kadar sistem pričakuje odhod in prihod v ločenih stolpcih.
• Brez formul v izvozu. Pred shranjevanjem formule pretvorite v vrednosti (Kopiraj, nato Prilepi posebno > Vrednosti), saj CSV formul ne prenese.
• Dosledne šifre. Če sistem pozna stranko pod šifro 00123, mora tudi v Excelu pisati 00123 in ne 123.
• Enoten zapis datuma. V celem stolpcu uporabite isti zapis, na primer 20. 10. 2026 ali 2026-10-20, in pred uvozom preverite, katerega pričakuje ciljni sistem.
• Kodiranje UTF-8. OPSI za slovenske znake priporoča UTF-8. Če CSV, ustvarjen v Excelu, povzroča težave, kot alternative z boljšim nadzorom kodiranja navaja Google Preglednice, Notepad++ ter OpenOffice oziroma LibreOffice.

Isto načelo velja za računovodske integracije. AJPES na strani za razvijalce programske opreme objavlja vzorce CSV in JSON ter opise podatkovnih struktur za gospodarske družbe, samostojne podjetnike in druge pravne osebe. Za uspešen prenos ni odločilna končnica datoteke, ampak dogovorjena zgradba: kateri stolpci, v kakšnem vrstnem redu in v kakšni obliki. Kako to rešiti pri prenosu potnih nalogov v računovodstvo, smo podrobneje opisali v vodiču o prenosu podatkov med sistemi.

Pogoste napake pri uvozu in kako jih odpravite

Dve opombi k tabeli. Excel pri odpiranju in shranjevanju CSV uporablja ločilo seznama, nastavljeno v sistemu. Ker je v slovenskih nastavitvah vejica decimalno ločilo, je ločilo seznama pogosto podpičje. Zato se lahko CSV, ki ga je sodelavec shranil na računalniku z angleškimi nastavitvami, pri vas odpre v enem samem stolpcu. Microsoft v istih navodilih za CSV pojasnjuje tudi, kako privzeto ločilo spremenite.

Druga opomba: največ škode ne naredijo napake, ki jih opazite takoj, ampak tihe pretvorbe. Prazen stolpec opazite v sekundi. Šifro zaposlenega, ki je izgubila ničlo in se zdaj ujema z drugim zaposlenim, pa opazite šele ob obračunu. Po vsakem uvozu zato preverite vsaj število vrstic, nekaj naključnih šifer in vsoto enega številskega stolpca ter jih primerjajte z virom.

Uvoz evidence delovnega časa: na kaj morate paziti

Pri evidenci ur je tveganje večje kot pri seznamu artiklov, ker gre za zakonsko obvezno evidenco. Delodajalec mora po 12. členu ZEPDSV evidenco o izrabi delovnega časa voditi dnevno za vsakega delavca. Ministrstvo pri tem poudarja, da evidenca ni zgolj "štempljanje", ampak zapis dejansko opravljenega časa. Novela ZEPDSV-B je začela veljati 23. 4. 2025, ministrstvo pa je novosti glede beleženja izrabe delovnega časa objavilo 28. 4. 2025, med drugim tudi pojasnila o prihodu, odhodu in odmoru.

Kadar ure iz Excela prenašate v drug sistem, naj tabela vsebuje vsaj te stolpce:

Zadnji stolpec ljudje najpogosteje izpustijo, a je najpomembnejši za dokazljivost. Ko podatke prenesete iz ene tabele v drugo, mora biti še vedno jasno, od kod je posamezen zapis prišel in kdo ga je pozneje popravil. Pravno ustreznost konkretnega postopka preverite pri svojem kadrovniku ali delovnopravnem svetovalcu, zlasti če zaposlujete delavce s premakljivim delovnim časom ali z delom na terenu. Pregled obveznosti najdete v našem vodiču Evidenca delovnega časa 2026, posebej o odmorih pa v članku o evidenci odmora po noveli ZEPDSV.

Naš pogled: najboljši uvoz je tisti, ki ga ni treba ponavljati

Pri samostojnih podjetnikih, manjših ekipah in računovodskih servisih vsak mesec znova vidimo isti vzorec. Nekdo na terenu zapisuje ure in vožnje v Excel, na koncu meseca tabelo pošlje v pisarno, tam jo nekdo popravlja, uvaža in usklajuje z računovodstvom. Vsak korak je priložnost za izgubljeno ničlo, zamaknjen datum ali pozabljeno vožnjo.

Zato uvoz iz Excela razumemo kot prehodno rešitev in ne kot sistem. Ima smisel enkrat, ko prenašate zgodovino, ali kadar dobivate podatke iz vira, na katerega ne morete vplivati. Kadar pa podatke ustvarjate sami, je bolje, da nastanejo že v pravi obliki. Pri Nalogu zato vnos poti, ur in voženj poteka v enem stavku z glasom v slovenščini ali samodejno, kilometrina in dnevnice pa se izračunajo sproti po veljavnih predpisih. Računovodja dobi izvoz brez dodatnega dela, lokacija pa se beleži samo med vožnjo.

Če Excel vseeno ostaja v vašem procesu, upoštevajte eno pravilo: najprej se dogovorite o stolpcih, šele nato o datoteki. Uvoz "kakršnegakoli Excela" vedno pomeni več ročnega dela, ne manj.

— Rok

Ko je Excel postal ozko grlo

Če vsak mesec uvažate tabele ur ali voženj, je čas za razmislek o zamenjavi. V Nalogu so posamezni moduli na voljo po sedežu: Čas za 3,50 € na uporabnika na mesec, Vožnje za 3 € na uporabnika na mesec, celovita rešitev Evidenca pa za 6,50 € na uporabnika na mesec. Podatke lahko kadar koli izvozite v Excel ali ZIP, za povezavo z drugimi sistemi pa je na voljo API. Vse module si ogledate na strani rešitve, pakete pa v ceniku. Kako prehod izpeljati v nekaj tednih, opisujemo v vodiču o zamenjavi Excel evidenc za s.p. in male ekipe. Za obratno smer, iz programa v preglednico, pa preberite naš članek o izvozu podatkov v Excel.

Pogosta vprašanja

Zakaj se mi CSV v Excelu odpre v enem samem stolpcu?

Datoteka uporablja drugačno ločilo, kot ga pričakuje vaš Excel, na primer vejico namesto podpičja. Datoteke ne odpirajte z dvoklikom, ampak jo uvozite prek Podatki > Pridobi podatke > Iz besedila/CSV in v predogledu ročno izberite pravo ločilo.

Kako preprečim, da Excel izbriše vodilne ničle?

Stolpec morate uvoziti kot besedilo. V Power Query pred nalaganjem spremenite tip stolpca v Besedilo, v starejšem čarovniku pa v zadnjem koraku stolpcu določite obliko Besedilo. Če je ničla že izginila, je ne morete zanesljivo obnoviti, zato ponovite uvoz iz izvorne datoteke.

Ali lahko hkrati uvozim več Excelovih datotek?

Lahko. Uporabite Pridobi podatke > Iz datoteke > Iz mape in Power Query bo datoteke s podobno zgradbo združil v eno tabelo. Pogoj je, da imajo vse datoteke enake stolpce z enakimi imeni.

Ali je Excel ustrezen za vodenje evidence delovnega časa?

Zakon ne predpisuje določenega orodja, zahteva pa dnevno vodenje in podatke, ki odražajo dejansko opravljeno delo. Pri Excelu je težava predvsem sledljivost popravkov, saj lahko vsak spremeni celico brez sledi. Za presojo vašega primera se posvetujte s kadrovnikom ali delovnopravnim svetovalcem.

Kateri format je najboljši za uvoz v drug program: XLSX ali CSV?

Za prenos med sistemi je CSV v kodiranju UTF-8 običajno varnejša izbira, ker ne vsebuje formul, oblikovanja ali več listov. Pomembnejša od končnice je dogovorjena zgradba stolpcev, zato vedno preverite, kaj pričakuje ciljni program.

Viri

• Uvoz ali izvoz besedilnih datotek (.txt ali .csv), Microsoftova podpora
• Pomoč za Power Query za Excel, Microsoftova podpora
• Uvoz podatkov iz virov podatkov (Power Query), Microsoftova podpora
• Navodila za uvoz datotek CSV z UTF-8 v MS Excel 2010 in 2019, AJPES
• Za razvijalce programske opreme, AJPES
• Scenarij 2: Obstoječa strukturirana datoteka, OPSI
• CSV ali izvoz iz Excela, Matjažev blog
• Vodenje evidenc delovnega časa po novem, GOV.SI
• Novosti glede beleženja izrabe delovnega časa, GOV.SI

Priporočeno

• Izvoz podatkov v Excel: koraki, formati in rešitve za težave
• Prenos podatkov med sistemi: kako povezati potne naloge in računovodstvo