Politika potnih stroškov je interni akt, v katerem podjetje vnaprej določi, kdo sme na službeno pot, kdo jo odobri, s čim se potuje, koliko se povrne in kako se vse skupaj dokumentira. Dobro zapisana politika vam prihrani dvoje: prepire z zaposlenimi o tem, kaj se povrne, in težave s finančno upravo, kadar izplačila niso ustrezno podprta. V nadaljevanju je vse, kar potrebujete za lasten pravilnik: zneski za leto 2026, obvezne sestavine, primer obračuna in napake, ki jih v praksi vidimo najpogosteje.
Na kratko
- Politika potnih stroškov ima tri sloje: zakon določi pravico, kolektivna pogodba obvezno višino, uredba pa le zgornjo mejo neobdavčenega izplačila.
- V letu 2026 znaša neobdavčena kilometrina za službeno pot z lastnim vozilom 0,43 € na kilometer, dnevnica za pot, daljšo od 12 ur, pa 26,99 €.
- Povračilo prevoza na službeni poti je neobdavčeno le, če je dokumentirano s potnim nalogom in računi.
- Potni nalogi morajo biti skladni z evidenco delovnega časa, ki jo po noveli ZEPDSV vodite vsak dan.
- Pravilnik je vreden toliko, kolikor ga je mogoče izvajati: brez preprostega načina beleženja poti ga zaposleni ne bodo upoštevali.
Kazalo
- Kaj politika potnih stroškov sploh ureja
- Trije sloji pravil: zakon, kolektivna pogodba in vaš interni akt
- Zneski, ki veljajo v letu 2026
- Kaj mora vsebovati interni pravilnik
- Potni nalog kot dokaz pred finančno upravo
- Usklajenost z evidenco delovnega časa
- Primer obračuna enodnevne službene poti
- Najpogostejše napake pri politiki potnih stroškov
- Naš pogled: pravilnik, ki ga ljudje dejansko izvajajo
- Kako politiko potnih stroškov izvajate z Nalogom
- Pogosta vprašanja
- Viri
Kaj politika potnih stroškov sploh ureja
Ko govorimo o potnih stroških, mislimo na dve različni vrsti povračil, ki ju je dobro tudi v pravilniku jasno ločiti.
Prevoz na delo in z dela je redna mesečna pravica zaposlenega. Izplača se glede na razdaljo od prebivališča do delovnega mesta in dneve prisotnosti na delu. Zanj veljajo drugačni zneski in pravila kot za službene poti.
Stroški službenega potovanja nastanejo, ko zaposleni po nalogu delodajalca opravi delo zunaj običajnega delovnega mesta: obisk stranke, montaža na terenu, sejem, izobraževanje. Sem sodijo prevoz (kilometrina ali vozovnica), dnevnice, prenočišče in drugi nujni stroški, kot so parkirnina, cestnina ali vinjeta.
Politika potnih stroškov se v praksi najbolj ukvarja z drugo skupino, ker tam nastane največ odločitev in največ dokumentov. Dober pravilnik na kratko uredi tudi prvo, predvsem to, kako se upoštevajo dnevi, ko je zaposleni na terenu, na bolniški ali na dopustu. Za javni sektor so povračila stroškov in drugi osebni prejemki urejeni enotno, zasebni delodajalci pa imajo več prostora, a tudi več odgovornosti, da pravila zapišejo sami.
Trije sloji pravil: zakon, kolektivna pogodba in vaš interni akt
Najpogostejša zmota, ki jo srečujemo pri direktorjih manjših podjetij, je prepričanje, da je treba izplačati najvišje zneske, ki jih objavi vlada. To ne drži. Pravila se zlagajo v tri sloje:
- Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) zaposlenemu daje pravico do povračila stroškov v zvezi z delom. Višine ne določa sam, ampak se sklicuje na kolektivne pogodbe oziroma predpise.
- Kolektivna pogodba dejavnosti določa, koliko vam kot delodajalcu najmanj nalaga izplačati. Za vas je zavezujoča, če spadate pod njeno področje, in ta znesek je spodnja meja.
- Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov določa, do katere višine se povračila ne vštevajo v davčno osnovo. Kar izplačate nad to mejo, se obdavči kot plača.
Na portalu GOV.SI je izrecno pojasnjeno, da so zneski iz uredbe najvišji neobdavčeni zneski, kolektivne pogodbe pa lahko določajo drugačne, pogosto nižje obvezne zneske. Vaš interni pravilnik zato izbere vrednost med obema mejama: ne manj, kot zahteva kolektivna pogodba, in praviloma ne več, kot dovoljuje uredba brez obdavčitve. Kje točno se postavite, je poslovna odločitev, ki vpliva na stroške, zadovoljstvo ekipe in likvidnost.
Kadar za vašo dejavnost kolektivna pogodba ne velja, mora biti višina povračil zapisana v pogodbi o zaposlitvi ali v splošnem aktu. Prav tu politika potnih stroškov dobi svoj pravi pomen: brez nje vsak obračun postane pogajanje.
Zneski, ki veljajo v letu 2026
Spodnja tabela povzema neobdavčene zgornje meje za službena potovanja v Sloveniji. Če vaša kolektivna pogodba določa nižje obvezne zneske, lahko izplačate tudi te.
| Vrsta povračila | Pogoj | Neobdavčeni znesek 2026 |
|---|---|---|
| Kilometrina | službena pot z lastnim vozilom | 0,43 € na prevožen kilometer |
| Dnevnica | službena pot, daljša od 12 ur | 26,99 € |
| Dnevnica | službena pot, daljša od 8 do 12 ur | 13,46 € |
| Dnevnica | službena pot, dolga od 6 do 8 ur | 7,38 € |
| Prevoz z javnim prevozom | službena pot | dejanski stroški po računu ali vozovnici |
Zneski dnevnic veljajo za obdobje od 1. 1. 2026 do 31. 12. 2026 in jih objavlja vladni portal o povračilih stroškov. Znesek kilometrine izhaja iz prečiščenega besedila uredbe na PISRS. Ker se zneski občasno usklajujejo, v pravilnik ne vpisujte številk, ampak sklic: "v višini, ki je po veljavni uredbi neobdavčena" oziroma "v višini, ki jo določa kolektivna pogodba". Tako vam pravilnika ni treba spreminjati ob vsaki spremembi predpisa.
Podrobnejši izračuni za lastno vozilo so v našem vodiču kilometrina za lastno vozilo, postopek po korakih pa v članku o obračunu kilometrine.
Kaj mora vsebovati interni pravilnik
Pravilnik o povračilu potnih stroškov ne potrebuje dvajsetih strani. Potrebuje jasne odgovore na vprašanja, ki se pojavijo vsak mesec. Spodnja struktura deluje za samostojne podjetnike z nekaj zaposlenimi in za podjetja s terensko ekipo.
Odobritev službene poti
Določite, kdo sme odrediti službeno pot in kdaj je potrebna predhodna odobritev. Pri rednih terenskih obiskih zadošča trajni nalog za mesec ali za projekt, pri poteh v tujino ali z nočitvijo pa je smiselna posamična odobritev. Zapišite tudi, kdo potni nalog po vrnitvi potrdi in v kolikšnem času.
Izbira prevoznega sredstva
Uredite vrstni red: službeno vozilo, javni prevoz ali lastno vozilo. Lastno vozilo naj bo dovoljeno le z odobritvijo, saj prinaša kilometrino in vprašanje zavarovanja. Določite tudi, kako se meri razdalja (na primer po najkrajši običajni poti v načrtovalniku poti) in kako se obravnavajo obvozi.
Dnevnice in obroki
Navedite, po katerih razredih trajanja se dnevnice izplačujejo in kako se trajanje šteje: od odhoda do vrnitve, z izhodiščem na sedežu ali od doma. Če podjetje zaposlenemu na poti plača obrok, naj pravilnik predvidi ustrezno znižanje dnevnice po veljavnih pravilih, da ne pride do dvojnega povračila.
Prenočišče, parkirnina, cestnina
Določite zgornjo mejo za nočitev ali kategorijo nastanitve in pravilo, da se vsi ti stroški povrnejo izključno na podlagi računa. Za vinjete in cestnine zapišite, ali jih plača podjetje neposredno ali jih zaposleni založi.
Stroški v tuji valuti
Na poteh v tujino zaposleni pogosto plačuje v drugi valuti, račun pa morate preračunati v evre. Pravilnik naj določi, po katerem tečaju se preračunava (na primer po tečaju na dan plačila ali po dejanskem obračunu banke) in da se priloži bančni izpisek, kadar se zneska razlikujeta. Če sodelavec na poti v Edinburgh dvigne gotovino, je pred obračunom koristno preveriti tečaj škotskega funta, da je jasno, zakaj se znesek v evrih razlikuje od pričakovanega. Za dnevnice v tujini veljajo drugačni zneski kot doma, zato jih pred potjo preverite v veljavnih predpisih ali pri računovodji.
Roki in način oddaje
Zapišite, do kdaj mora zaposleni oddati potni nalog s prilogami (na primer v petih delovnih dneh po vrnitvi ali do zadnjega dne v mesecu) in kako: na papirju, po elektronski pošti ali v aplikaciji. Rok je pomemben, ker računovodstvo potne stroške vključi v mesečni obračun.
Akontacije in zasebna uporaba vozila
Določite, kdaj zaposleni lahko dobi predujem in kako ga poračuna. Še pomembneje: jasno uredite zasebno uporabo službenega vozila. Če delodajalec zaposlenemu omogoči uporabo službenega vozila tudi v zasebne namene in krije gorivo, se po uredbi o davčni obravnavi povračil celotno povračilo stroškov prevoza na delo všteva v davčno osnovo. To napako v majhnih podjetjih srečujemo pogosto, ker meja med "službenim" in "mojim" avtom ni nikjer zapisana.
Potni nalog kot dokaz pred finančno upravo
Politika potnih stroškov stoji ali pade pri dokumentaciji. Uredba določa, da se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Pri potnem nalogu brez prilog ali z nepopolnimi podatki tvegate, da bo izplačilo ob nadzoru obravnavano kot obdavčljiv prejemek, kar pomeni dodatne prispevke in dohodnino.
V pravilniku zahtevajte, da so iz vsakega potnega naloga razvidni vsaj:
- kdo je potoval in kdo je pot odredil,
- namen poti ter stranka ali projekt,
- datum in ura odhoda ter vrnitve,
- relacija z vmesnimi točkami in število prevoženih kilometrov,
- prevozno sredstvo, pri lastnem vozilu pa registrska številka,
- priloženi računi za prenočišče, parkirnino, cestnino in druge stroške,
- obračun, v katerem so kilometrina, dnevnica in drugi stroški prikazani ločeno.
Pri tem velja preprosto pravilo: vsak strošek, ki ni pavšal po uredbi, potrebuje račun. Kilometrino in dnevnico dokazujejo podatki o poti in času, prenočišče in parkirnino pa le račun.
Usklajenost z evidenco delovnega časa
Potni nalog ni osamljen dokument. Z novelo ZEPDSV-A morajo delodajalci od 20. 11. 2023 vsak dan voditi čas prihoda in odhoda, število opravljenih ur, izrabo odmora in nadurno delo. Evidenca mora biti na voljo na sedežu ali v kraju dela in inšpektorju takoj dostopna.
Tu nastane past, ki je pri ročnem vodenju skoraj neizogibna: potni nalog pravi, da je bil serviser od 7.00 do 19.00 na poti v Mariboru, evidenca delovnega časa pa beleži osem ur dela s prihodom ob 7.00 in odhodom ob 15.00. Takšno neskladje odpre vprašanje, ali je bila dnevnica za več kot 12 ur upravičena in ali niso nastale neevidentirane nadure. Pri prevoznikih se k temu doda še tretji vir, zapisi tahografov, ki jih ureja pravilnik o prepisovanju podatkov iz zapisovalnih naprav.
Zato v politiko potnih stroškov zapišite, da se čas na službeni poti vpisuje v evidenco delovnega časa po istih podatkih kot v potni nalog. Kaj točno zahteva zakon pri terenskem delu, smo razložili v vodiču evidenca terenskega dela, splošne obveznosti pa v članku o vodenju evidence delovnega časa.
Primer obračuna enodnevne službene poti
Vzemimo zaposlenega iz Ljubljane, ki z lastnim vozilom obišče stranko v Celju in nato še eno v Novem mestu. Vrne se isti dan.
- Relacija: Ljubljana, Celje, Novo mesto, Ljubljana, skupaj 220 km.
- Trajanje: odhod ob 7.30, vrnitev ob 17.45, skupaj 10 ur in 15 minut.
- Kilometrina: 220 km × 0,43 € = 94,60 €.
- Dnevnica: pot, daljša od 8 do 12 ur, 13,46 €.
- Parkirnina: po priloženem računu, recimo 4,00 €.
- Skupaj neobdavčeno: 112,06 €.
Če bi vaša kolektivna pogodba ali pravilnik določala nižjo kilometrino, bi izplačali nižji znesek in ta bi bil v celoti neobdavčen. Če bi podjetje izplačalo več, na primer 0,50 € na kilometer, bi bila razlika nad 0,43 € obdavčena. V obeh primerih pa obračun drži le, če so ura odhoda, ura vrnitve in kilometri zapisani na potnem nalogu in se ujemajo z evidenco delovnega časa za ta dan.
Najpogostejše napake pri politiki potnih stroškov
- Pravilnik z vpisanimi zneski. Ob vsaki spremembi uredbe zastari. Uporabite sklic na veljavni predpis.
- Izplačilo najvišjih zneskov, "ker tako piše". Uredba določa mejo obdavčitve, ne obveznosti. Najprej preverite kolektivno pogodbo.
- Potni nalogi, izpolnjeni za nazaj. Konec meseca nihče več ne ve, koliko kilometrov je prevozil v torek. Ocenjeni kilometri so prva stvar, ki jo pregled opazi.
- Evidenca v preglednici brez sledi sprememb. Podatki, ki jih je mogoče kadarkoli popraviti, so pri nadzoru slab dokaz.
- Neurejena zasebna uporaba službenega vozila. Brez pisnega pravila lahko obdavčitev doleti vse zaposlene, ki imajo službeni avto.
- Ločeni sistemi. Potni nalogi v enem programu, ure v drugem, računi v predalu. Računovodstvo potem porabi ure za usklajevanje.
Naš pogled: pravilnik, ki ga ljudje dejansko izvajajo
Ko podjetja pišejo politiko potnih stroškov, porabijo večino truda za zneske in pravne sklice. To je pomembno, a pravilnik v praksi ne odpove tam. Odpove pri serviserju, ki ob šestih zvečer sedi v kombiju in se mu ne da izpolnjevati obrazca. Odpove pri samostojnem podjetniku, ki potne naloge piše konec meseca iz spomina. In odpove pri računovodji, ki dobi kup papirjev, v katerih se ure ne ujemajo z evidenco.
Zato verjamemo, da mora biti dober pravilnik kratek, s sklici na predpise namesto številk, in podprt z načinom beleženja, ki zaposlenemu ne vzame več kot nekaj sekund. Pot in ure je treba zabeležiti takrat, ko se zgodijo, ne pozneje. Kilometrina in dnevnica morata biti izračunani samodejno po veljavnih predpisih, ne ročno. Potni nalog in evidenca delovnega časa pa morata izhajati iz istih podatkov, da neskladje sploh ne more nastati.
Pomembna je tudi zasebnost. Zaposleni upravičeno ne želijo, da delodajalec ves dan spremlja njihovo lokacijo. Rešitev, ki beleži lokacijo samo med vožnjo, je zato pošten kompromis: podjetje dobi dokaz za potni nalog, zaposleni pa ohrani zasebnost zunaj službene poti.
— Rok
Kako politiko potnih stroškov izvajate z Nalogom
Z aplikacijo Nalog zaposleni potni nalog, ure ali vožnjo vnese v enem stavku, z glasom v slovenščini, ali pa se pot zabeleži samodejno prek Bluetooth povezave z vozilom. Kilometrina in dnevnice se izračunajo sproti po veljavnih predpisih, podatki pa se brez dodatnega dela izvozijo v Excel ali ZIP za računovodstvo. Za samostojne podjetnike je na voljo paket Nalog+ za 8,99 € na mesec, za terenske ekipe pa paket Teren za 18,50 € na sedež na mesec, ki združuje potne naloge, ure in vožnje. Vse pakete in posamezne module primerjate na strani cenik Nalog, več o samem obračunu pa izveste na strani program za obračun potnih nalogov.
Pogosta vprašanja
Ali mora imeti vsako podjetje pisno politiko potnih stroškov?
Zakon ne predpisuje dokumenta s tem imenom, mora pa biti višina povračil nekje določena: v kolektivni pogodbi, pogodbi o zaposlitvi ali splošnem aktu. Če kolektivna pogodba za vas ne velja, je interni pravilnik najpreprostejši način, da so pravila enaka za vse. Pri nadzoru vam olajša tudi dokazovanje, zakaj ste izplačali določene zneske.
Ali moram izplačati kilometrino 0,43 € na kilometer?
Ne nujno. Znesek 0,43 € je zgornja meja, do katere kilometrina za službeno pot ni obdavčena. Obvezna višina izhaja iz kolektivne pogodbe ali vašega akta, zato najprej preverite, kaj velja za vašo dejavnost.
Kako dolgo mora trajati pot, da zaposlenemu pripada dnevnica?
Po neobdavčenih zneskih za leto 2026 se dnevnica začne pri poti, dolgi od 6 do 8 ur (7,38 €), sledita pa razreda nad 8 do 12 ur (13,46 €) in nad 12 ur (26,99 €). Kolektivna pogodba lahko določa drugačne obvezne zneske. Trajanje mora biti razvidno iz potnega naloga.
Ali lahko potne naloge vodim v Excelu?
Lahko, a ročno vodenje za nazaj je glavni vir napak in neskladij z evidenco delovnega časa. Preglednica, v kateri je mogoče podatke kadarkoli spremeniti brez sledi, je ob nadzoru šibek dokaz. Več o izbiri pristopa najdete v naših vodičih po potnih stroških.
Viri
- GOV.SI: Povračila stroškov in drugi osebni prejemki
- PISRS: Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja
- PISRS: Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov, prečiščeno besedilo
- PISRS: Zakon o spremembah in dopolnitvah ZEPDSV (ZEPDSV-A)
- PISRS: Pravilnik o prepisovanju podatkov o delovnem času iz zapisovalnih naprav